Guide till CRM-system för ideella organisationer och lista med de allra bästa

Oavsett om du driver en välgörenhetsorganisation, en stödorganisation, en människorättsorganisation eller en annan ideell verksamhet, behöver du ett sätt att hålla alla intressenter engagerade och involverade. Alla ideella organisationer behöver ett sätt att hantera sina kontakter. Det är här CRM, det vill säga kundrelationshantering, kan göra enorm skillnad för er verksamhet.

I den här utförliga guiden besvarar vi en rad grundläggande frågor om CRM-program för ideella organisationer. Därefter går vi igenom tio av de bästa CRM-programmen för ideella organisationer.

• Vad är ett CRM-system för ideella organisationer?
• Hur kan ideella organisationer dra nytta av CRM-verktyg?
• Vilka funktioner ingår i en CRM-lösning för ideella organisationer?
• Vilka är de bästa CRM-verktygen för ideella organisationer?
• Så väljer du den bästa plattformen till din organisation
• Vanliga frågor
• Prova kontakthantering utan kostnad

Ett CRM-program för ideella organisationer är ett digitalt verktyg för organisationer som vill bygga varaktiga relationer till sina bidragsgivare. Vinstdrivande företag använder CRM till kontakthantering och för att spåra försäljningen och öka vinsten. Men ideella organisationer kan enkelt använda samma funktioner för att spåra donationer och maximera sin tidsinsats och budget.

Genom att använda ett system för kundrelationshantering (CRM) för att hantera kontakter och kommunikation med bidragsgivare kan ideella organisationer effektivisera tid och insatser. Då blir det mer energi och resurser över till själva uppdraget.

Varför bör din ideella organisation använda ett CRM-program?

Ideella organisationer hanterar vanligtvis mycket data, bland annat viktig information om sina bidragsgivare och sponsorer. Och precis som kunderna är alla företags livsnerv, är bidragsgivare och sponsorer livsnerven för ideella organisationer.

Ju fler bidragsgivare du har, desto bättre. Men ju fler kontakter du har, desto svårare blir det att hålla ordning på dem. När det är dags att dra igång ett nytt insamlingsprojekt eller presentera ett kommande evenemang, behöver du ett effektivt sätt att nå ut till dina kontakter för att maximera resultaten.

Du kan så klart använda kalkylblad för att hålla ordning på dina kontakter, men de har trots allt sina begränsningar. Dessutom måste de hela tiden underhållas och uppdateras, vilket kräver enorma insatser och många arbetstimmar. CRM-programvara ersätter kalkylblad och erbjuder tidsbesparande verktyg, så att du kan underhålla en större kontaktdatabas och enkelt nå fler bidragsgivare.

I likhet med de flesta tjänster har CRM-verktyg ett pris. Men som du kan se av fördelarna med att använda CRM inom en ideell organisation, är det värt varenda krona. Om din styrelse har frågor om kostnaden, har vi samlat ett axplock av fördelarna som du kan beskriva för dem för att räta ut frågetecknen.

Organisationsverktygen i CRM-program är mer effektiva än kalkylblad

Med ett CRM-program får du verktyg för att centralisera alla data, vilket effektiviserar hela verksamheten. Med en enda, centraliserad datakälla kan medlemmar i teamet dela och använda korrekt och uppdaterad information i realtid. Från den här centraliserade databasen kan du filtrera kontakter utifrån olika kriterier som plats, donationsbelopp, historik, deltagande i evenemang med mera.

På så sätt blir det mycket enklare att hämta kontaktuppgifter och donationshistorik för bidragsgivare än att rota igenom olika kalkylblad och anteckningar. Information som snabbt kan bli föråldrad om teamets medlemmar är för överhopade med andra uppgifter för att lägga in aktuella kontaktuppgifter och ny information.

CRM gör det enklare att behålla bidragsgivare

Det krävs stora kostnader och arbetsinsatser för att hitta nya bidragsgivare och ta hand om dem under ett helt insamlingsprojekt. Större än för att övertyga en etablerad bidragsgivare att donera igen. Därför är det otroligt viktigt att behålla befintliga bidragsgivare för att din organisation ska lyckas.

CRM-system är utformade för att samla in och lagra värdefulla data om era bidragsgivare. Allt för att du ska kunna kontakta dem på det sätt som passar deras önskemål, schema och intressen bäst. Det bidrar till att skapa och bibehålla nöjda och lojala bidragsgivare som upplever att deras bidrag uppskattas.

De organisatoriska verktygen frigör värdefull tid

Det administrativa arbete som krävs för att driva en ideell organisation tar många timmar. CRM-plattformar erbjuder vanligtvis automatiseringsfunktion som kan hantera sådana administrativa uppgifter och frigöra tid för teammedlemmar som de kan ägna åt annat. CRM-program hjälper dig att fördela resurser bättre när det gäller allt från att skicka tackmejl till bidragsgivare till att ringa potentiella bidragsgivare eller skriva kvitton på donationer. Du kan få mer gjort med din värdefulla tid.

Rapporteringsfunktioner ger bättre insikter

För att kunna arbeta mot uppställda mål och effektivisera insatserna behöver du veta hur det går i organisationen. Med ett CRM-program kan du snabbt skapa och dela CRM-rapporter. Du får alltid en korrekt bild av vilka kampanjer som fungerar bäst och vilka som inte väcker så mycket intresse som förväntat.

Med den här sortens snabb och exakt rapportering kan ditt team fortsätta finslipa sina insatser med hjälp av användbara CRM-data. De kan känna större förtroende för att deras arbete ger ännu bättre resultat i framtiden.

Det allra viktigaste att komma ihåg är att ett CRM-system för ideella organisationer är bra för både ditt team och dina bidragsgivare. Bidragsgivare till ideella organisationer vill känna sig säkra på att deras donationer och intresse får positiv effekt. Med realtidsinformation nära till hands och snabba metoder för att sprida information till långa kontaktlistor, kan du hålla dina intressenter uppdaterade med nyheter om hur nära ni är att uppnå mål och milstolpar. På så sätt stärks förtroendet för era insatser.

• Kontakthantering: Kontakthanteringsprogram används för att lagra, analysera och använda kontaktuppgifter till alla som är engagerade i den ideella organisationen. I kontakthanteringen samlas allt från bidragsgivare till volontärer och högprofilerade bidragsgivare, så att du har korrekta uppgifter om hur du når alla från en enda plattform och aldrig behöver bekymra dig om inaktuell information.
• E-postkampanjer/-marknadsföring: Skicka ut kampanjer till befintliga och potentiella bidragsgivare och följ sedan kampanjernas framgångar genom att spåra klick- och öppningsfrekvenser. I stället för att fylla i personuppgifter för hand i e-postmeddelande använder du den här funktionen för att automatiskt klistra in information som är specifik för mottagaren. På så vis kan du skapa personliga meddelanden utan att teamet behöver ödsla oräkneliga timmar på att fylla i namn och andra uppgifter för hand i era massutskick.
• Segmentering: Alla dina kontakter är inte engagerade i organisationen på samma sätt. I stället för att skapa olika kalkylblad för att skilja på kontaktlistor, kan du använda segmentering för att märka kontakter med vissa egenskaper – exempelvis geografisk plats, donationsbelopp med mera. Då kan du enkelt visa och engagera med olika listor beroende på vilket budskap du vill sända ut.
• Uppringningsfunktion: En automatiskt uppringningsfunktion är ett fantastiskt verktyg för att smidigt och lätt nå många kontakter. Oavsett om du snabbt vill informera om en ny kampanj, ett evenemang eller insamlingstillfälle, kan teamets medlemmar använda automatisk uppringning för att ta kontakt med ett klick eller prediktiv uppringning. Därmed undviks dödtid mellan samtal och de kan nå fler på kortare tid.
• Rapportering och analys: Skapa rapporter i realtid, så att du direkt kan se hur bra det går för organisationen. Den här funktionen ger exakta insikter om resultatet av ditt arbete genom att mäta framgången efter liveevenemang eller intresset som genereras av en ny e-postkampanj. Och var det kan krävas större insatser.
• Automatiseringar: Ställ upp tidsdefinierade mål, så att programmet kan göra jobbet åt dig och frigöra teammedlemmarnas värdefulla tid. I traditionella CRM-miljöer bidrar automatiserade säljfunktioner till att frigöra tid för säljare, så att de kan uppnå sina försäljningsmål. Inom ideella organisationer används samma automatiseringsfunktioner för att hantera monotona och tidskrävande administrativa uppgifter. På så vis kan du avsätta fler resurser till det arbete som kräver mänskliga insatser.
• Uppgiftshantering: Sätt upp mål för dig själv eller andra i teamet, så att ingen tid ödslas på att undra vad som behöver göras. Lagra information på en aktivitetstidslinje, så att alla vet vad som har uppnåtts och vad som finns kvar att göra.
• Kalender-/påminnelsesystem: Se till att alla har koll på läget genom att lägga in datum och påminnelser. Hjälp alla i teamet att hålla huvudet klart genom att minska antalet saker de behöver skriva ner och minnas. På så sätt kan du känna dig trygg med att inte stå utan hjälp för att någon har glömt en uppgift eller ett evenemang.
• Integrationer: Anslut CRM-systemet till andra programvaruplattformar som ni redan använder, så att du inte behöver ödsla tid på att växla mellan webbläsare eller format.
• Mobil åtkomst: Ta det ideella arbetet utanför kontorets fyra väggar, så att du kan hålla kontakt med bidragsgivare även i farten. Även när du jobbar utan anslutning kan du använda och uppdatera information om bidragsgivare. Inget kommer bort och ingen behöver lägga in data på nytt när de är tillbaka vid skrivbordet.

Zendesk

Zendesk är ett komplett CRM-verktyg för kundhantering och försäljning. Det kan användas för att höja produktiviteten och maximera den värdefulla arbetstiden. Zendesk är en användarvänlig plattform för målinriktade ideella organisationer som vill göra mesta möjliga av sina resurser. Det rymmer ett brett utbud av funktioner som kontakthantering, uppringningsfunktion och uppgiftsautomatisering.

Zendesk används främst som CRM-lösning för småföretag och organisationer och förser team med verktygen de behöver för att se samtliga bidragsgivare. Segmentera dina grupper av bidragsgivare med stor precision, så att du kan skräddarsy effektiva budskap som tilltalar målgrupperna. Och med Zendesks insiktsfulla rapporteringsfunktioner får du alltid en korrekt analys av vilka insatser som fungerar och var ni behöver lägga mer krut.

Tack vare Zendesks intuitiva gränssnitt och omfattande supportsystem behöver du inte heller ägna oräkneliga timmar åt att lära dig använda systemet. Ideella organisationer kan också göra en ansökan till Zendesks Tech for Good-program, som skänker CRM-program och support till organisationer så att de kan maximera sina insatser för att skapa en bättre värld.

Funktioner:

• Kalender-/påminnelsesystem
• E-postmallar
• Kontaktdatabas
• Integrationer
• Mobilåtkomst
• Presentationsverktyg
• Segmentering
• Integreringar med sociala medier

Salsa CRM

Salsa är ett CRM-verktyg för ideella organisationer som används för att hantera bidragsgivare och skapa rapporter. Plattformen innehåller funktioner för att skapa profiler om bidragsgivare, så att användare kan skapa anpassade fält och lagra viktig information om kontakthistorik. Det finns också en funktion för att beräkna gåvor som automatiskt skapar nästa föreslagna gåvobelopp.

Salsa innehåller även funktioner för korrekt rapportering, så att ditt team alltid har en uppdaterad vy över intäktstrender och -möjligheter. Med hjälp av Salsas SmartEngagement Technology kan användarna också anpassa instrumentpaneler för att dagligen samla in och dela värdefull information med resten av teamet.

Funktioner:

• Kampanjhantering
• Donationspårning
• Medlemshantering
• Betalningsbearbetning
• Hantering av gåvomatchning

Nutshell

Nutshell är ett CRM-program för B2B-företag som kan användas av ideella organisationer. Bland de administrativa funktionerna återfinns kontakt- och leadhantering. Det finns flera olika sätt att visa donationsprocessen, bland annat en vy med dra- och släpp-panel, en traditionell listvy med sorterade kolumner och en inzoomningsbar kartvy för att visa leads på särskilda platser.

Nutshell har också en funktion för att skapa droppkampanjer med e-post, så att användare inte behöver lägga lika mycket tid på att skicka ut e-post manuellt. Det finns även stöd för dataimport. På så vis kan du synkronisera telefonkontakter, läsa in och lagra visitkort på evenemang och samla in potentiella bidragsgivare direkt från din webbplats.

Funktioner:

• Dokumentlagring
• Rapporter/analyser
• Automatisering av marknadsföring
• Mobilåtkomst
• Uppgiftshantering

Bloomerang

Bloomerang är ett CRM-program och donationshanteringssystem för ideella organisationer som har tagits fram för att öka engagemang och göra det lättare att behålla bidragsgivare. Det har ett modernt gränssnitt och molnbaserad installation, liksom mobil åtkomst så att teammedlemmar kan använda det oavsett var de är. Få realtidsvyer över bidragsgivares engagemangsfrekvens och skapa formulär för onlinedonationer som kan bäddas in direkt i din webbplats.

Med Bloomerangs funktion för e-postmarknadsföring kan användare skapa och schemalägga nyhetsbrev och tillkännagivanden för att informera bidragsgivare om sina senaste milstolpar och aktiviteter. Det finns också en engagemangsmätare för att analysera tidigare interaktioner med bidragsgivare och exakt mäta engagemangsnivåer.

Funktioner:

• E-postmarknadsföring
• Hantering av gåvomatchning
• Bidragsspårning
• Kontakthantering
• Integreringar med sociala medier

EveryAction

EveryAction är en CRM-lösning för ideella organisationer som används till utveckling av bidragsgivare och marknadsföring. Användare kan segmentera olika grupper bidragsgivare baserat på både online- och offlinedata och det finns även alternativ för insamling i flera kanaler. Dessutom finns det en funktion för att samla in viktig information om bidragsgivare till grund för mer personliga kontakter. På så sätt kan användare lagra kontaktuppgifter som önskat tilltalspronomen, relationer och föredragna namn.

Med hjälp av prediktiv analys kan ideella organisationer fatta datadrivna insamlingsbeslut genom att ta fram rätt insikter till riktade budskap och kontakter. EveryAction erbjuder även tio unika, prediktiva bidragsgivarmodeller som uppdateras dagligen baserat på bidragsgivarens beteende.

Funktioner:

• Programhantering
• Donationspårning
• Kalenderhantering
• Medlemsdatabas
• Schemaläggning

Salesforce Essentials

Salesforces molnmodell för flera användare används av företag i alla storlekar och många branscher, även ideella organisationer. Plattformen erbjuder samarbetsverktyg för att dela och redigera filer och därefter lagra dem i en centraliserad databas. Med hjälp av dra-och-släpp-funktioner för att skapa ett visuellt arbetsflöde kan användare också anpassa hur de vill visa information om bidragsgivare och dagliga arbetsuppgifter.

I likhet med de flesta CRM-plattformar omfattar Salesforce funktioner för kontakthantering, integreringar, rapportering och analys samt uppgiftshantering. Det finns även möjligheter till integrering med sociala medier, så att ditt team kan få insikter och interagera med bidragsgivare på det kommunikationssätt de föredrar.

Funktioner:

• Automatisering av marknadsföring
• Samtalsinspelning
• Kontakthantering
• Callcenterhantering
• Säljtrendsanalys

Bitrix24

Bitrix24 är ett molnbaserat eller lokalt CRM-verktyg för små företag, säljteam som arbetar på distans och ideella organisationer. Programplattformen omfattar användbara funktioner för ideella organisationer, exempelvis daglig säkerhetskopiering, e-postmallar och mobilfunktioner för både iOS- och Android-enheter. Dessutom ingår samarbetsverktyg för att hantera team med volontärer och organisatörer. På så vis kan man enklare se till att alla jobbar åt samma håll och har koll på sina arbetsuppgifter.

Bitrix24:s kontaktdatabas kan användas för att lagra information om bidragsgivare och se en översikt över donationshistorik. Det går också att återaktivera tidigare bidragsgivare som man kanske har tappat kontakten med ett tag. Ditt team behöver inte börja om från början när en inaktiv bidragsgivare plötsligt visar intresse igen.

Funktioner:

• Schemaläggning av avtalad tid
• Målsättningshantering
• Uppgiftshantering
• Händelseutlösta åtgärder
• Callcenterhantering

Kindful

Kindful är en CRM-lösning för ideella organisationer som kan användas för att spåra insamlingsarbete och kommunikation. Programmet erbjuder en heltäckande instrumentpanel för att visa bidragsgivarens livscykel i både tabell- och diagramform. På så sätt kan ditt team enkelt se de senaste transaktionerna och kontaktaktiviteterna. Skapa anpassade fält för att spåra information om bidragsgivare som är specifik för din organisation, och visa användbara data som förmögenhet och donationshistorik.

Kindful erbjuder även integreringar, så att ditt team kan ansluta de programverktyg de redan använder, exempelvis MailChimp och QuickBooks. Andra användbara funktioner är till exempel hushålls- och relationsspårning, uppgiftshantering och en sökfunktion för att hitta kontaktdubbletter.

Funktioner:

• Donationspårning
• Hantering av insamlingar
• Kontakthantering
• Integreringar med sociala medier
• E-postmarknadsföring

monday.com

monday.com är en CRM-lösning som ideella organisationer kan använda för att hantera sin organisation och maximera effekten i samhället. Visualisera hela donationstidslinjen och automatisera personliga insamlingsmeddelanden samt skapa detaljerade profiler över bidragsgivare så att du kan spåra deras historik och aktiviteter. Användare kan även skapa och bädda in rekryteringsformulär för volontärer direkt på webbplatsen samt tilldela uppgifter och skift till volontärer för att effektivisera teamets arbete.

Med hjälp av projekthanteringsfunktioner kan uppgifter tilldelas och prioriteras. monday.com erbjuder såväl automatisering av rutinuppgifter som rabatt på sina årsplaner till ideella organisationer, men för närvarande inte rabatt på sina månadsplaner.

Funktioner:

• Aktivitetsöversikt
• Automatisk uppringning
• Kalenderhantering
• Integreringar med sociala medier
• E-posthantering

Neon CRM

Neon CRM är en molnbaserad CRM-lösning för ideella organisationer som kan användas för att spåra volontärer, engagera bidragsgivare och hantera medlemskap. Lösningen rymmer funktion för hantering av bidragsgivare och spårning av relationer med bidragsgivare, inklusive tidigare donationer och aktiviteter. Användare kan även segmentera grupper av bidragsgivare efter typ för mer personlig marknadsföring baserad på olika bidragsgivartyper.

Neon CRM har inbyggda marknadsföringsverktyg och användare kan skicka e-post och kommunikation direkt från CRM-webbläsaren. Det finns även rapporteringsfunktioner för att dela anpassade rapporter och öka den finansiella transparensen gentemot bidragsgivare, samt nyckeltal för att mäta effekten av insamlingar.

Funktioner:

• Integrering med redovisning
• Medlemsdatabas
• Hantering av insamlingar
• Integreringar med sociala medier
• Medlemskommunikation

Innan du väljer CRM-program till din ideella organisation föreslår vi att du går igenom följande steg för att se till att du hittar rätt alternativ.

• Prata med ditt team. Ställ frågor till teamet om deras arbetsbörda, framför allt när det gäller vilka uppgifter som tar mest tid. Skapa rapporter med nuvarande siffror på bibehållna bidragsgivare, och undersök vilka metoder ni använder för att lagra och få tillgång till information om bidragsgivare. Gör sedan en lista med alla de funktioner som erbjuds i CRM-program som skulle vara mest fördelaktiga för att effektivisera dessa processer. Och sök efter CRM-leverantörer utifrån önskade funktioner.
• Se till kostnaden. Vissa leverantörer erbjuder CRM-program utan kostnad eller med rabatt, men de flesta av de bästa CRM-programmen för ideella plattformar har ett pris. Som tur är sparar du snabbt in de kostnaderna på fördelar du uppnår genom att behålla fler bidragsgivare och arbeta mer effektivt med insamlingar. Ni kanske till och med tjänar på förändringen! Prata med styrelsens medlemmar för att diskutera tänkbara prissättningsalternativ och undersök de prissättningspaket som erbjuds av de plattformar du gillar bäst. Många leverantörer har också program för att ansöka om kostnadsfria programvaruprodukter för berättigade organisationer.
• Prova lösningar utan kostnad. Många programvaruleverantörer erbjuder en kostnadsfri utvärdering av CRM-program, så att du kan testa plattformen innan du köper den. När du letar efter det bästa CRM-programmet för ideella organisationer, håll ögonen öppna efter leverantörer som låter dig provköra programvaran. Få en känsla för dess gränssnitt och funktioner, så du inte råkar betala för något som i slutändan inte passar.

Prova Zendesks kompletta CRM-plattform utan kostnad under en 14-dagars provperiod. Användargränssnittet är både snyggt och intuitivt, så du kan genast börja använda det stora funktionsutbudet och börja effektivisera ditt arbetsflöde. Och med tillgång till telefonsupport dygnet runt behöver du aldrig oroa dig över att köra fast.

Zendesk gör sitt bästa för att hjälpa organisationer att uppnå deras mål och göra världen till en bättre plats. Därför försöker de ständigt hitta sätt att göra användningen av CRM-system både smidig och stressfri. Registrera dig för din kostnadsfria provperiod i dag.