Programvara för kunskapsdatabaser

Skapa, organisera och dela enkelt kunskapsdatabasartiklar och innehåll med kundsupportmedarbetare, valda kunder eller allmänheten, och mät vad som fungerar bäst.

En guide till den bästa programvaran för kunskapsdatabaser

Programvara för kunskapsdatabaser blir allt viktigare för de moderna kundserviceteamens möjlighet att leverera utmärkt service. Men alla team är olika.

Den bästa kunskapsdatabasprogramvaran för ett team är inte nödvändigtvis den bästa för andra team. Därför måste du och ditt team själva bestämma vilka verktyg som passar dina kunder och ditt företag bäst.

För att hjälpa er med det börjar vi med grundläggande information om kunskapsdatabaser: vad de är och hur du skapar en, samt de främsta fördelarna och viktiga funktioner. Sedan ger vi en översikt över de 13 bästa kunskapsdatabassystemen.

Slutligen går vi igenom det du ska tänka på för att välja en idealisk kunskapsdatabasprogramvara för din organisation.

Hoppa gärna runt genom att klicka i innehållsförteckningen nedan:

Vad är en kunskapsdatabas

En kunskapsdatabas är en sökbar katalog med innehåll som rör dina produkter eller tjänster och hur de används. Kunskapsdatabaser har innehåll i olika format som besvarar vanliga kundfrågor och hjälper kunder att felsöka problem. Många team använder kunskapsdatabaser internt för att hjälpa medarbetarna att snabbt hitta den information de behöver.

Vad är syftet med programvara för kunskapsdatabaser?

Syftet med programvara för kunskapsdatabaser är att tillhandahålla information som gör att kunderna får en bättre upplevelse när de använder din programvara eller produkt. Programvara för kunskapsdatabaser gör också medarbetarna mer effektiva eftersom de kan använda självbetjäning för enkla uppgifter.

Hur fungerar programvara för kunskapsmanagement?

Den mest grundläggande programvaran för kunskapsmanagement hjälper dig att organisera kunskapen om din verksamhet och göra den tillgänglig som användbart innehåll i en sökbar databas. Mer avancerade system går ett steg längre och använder automatisering och maskininlärning för att automatiskt erbjuda relevanta artiklar från databasen som svar på kundfrågor.

Programvara för kunskapsmanagement är vanligtvis konfigurerbar så att din databas blir privat, offentlig eller en blandning av båda. Privata databaser är bara tillgängliga för inloggade användare. Offentliga databaser är tillgängliga för alla via sökmotorer. Och en databas som är både offentlig och privat har visst innehåll som bara är tillgängligt för inloggade användare och visst innehåll som är tillgängligt för alla.

Hur skapar du en kunskapsdatabas?

Teamets storlek, typen av verksamhet och om du skapar internt eller offentligt innehåll påverkar hur du skapar kunskapsdatabasen.

Eftersom vi har hjälpt tusentals Zendesk-användare att skapa kunskapsdatabaser har vi några best practices som du kan följa:

Tilldela ägarskap till kunskapsdatabasen

Du behöver en särskilt utsedd person som hanterar kunskapsdatabasen, oavsett om personen har det som enda uppgift eller har många olika uppgifter. Den här personens jobb är att vara teamets kontakt och övervaka innehållsskapandet. Kunskapsdatabasens ägare ska också regelbundet övervaka och kontrollera listan med problem som behöver dokumenteras i kunskapsdatabasen.

Det bidrar till att nytt innehåll skapas utan fördröjning och att befintligt innehåll är aktuellt. I Zendesks kunskapsdatabas kan ägarna använda vyer för att få en ögonblicksbild över problem med kunskapsdatabasen. Sedan kan de prioritera, schemalägga och tilldela innehåll.

Att ha en kunskapsdatabasägare är också ett bra sätt att se till att innehållet är enhetligt och ingående.

Skapa en process för att identifiera kunskapsdatabasproblem

Eftersom supportmedarbetare är de som i första hand hanterar kundproblem är de en ovärderlig källa till insikter om vad som bör finnas i kunskapsdatabasen. Därför är det viktigt att skapa en process där medarbetare kan flagga problem som kräver ny eller uppdaterad dokumentation.

På Zendesk använder vårt Support-team en specifik tagg för att flagga ärenden med problem för kunskapsdatabasen.

Om du väljer att implementera den här typen av arbetsflöde måste du påminna medarbetarna om att de ska söka i den befintliga dokumentationen först, för att undvika att det skapas flera versioner av samma problem. När det redan finns innehåll bör medarbetaren kontrollera om det behöver uppdateras eller förbättras och flagga om så är fallet.

Efter ett tag blir det här en standardprocess för supporten och medarbetarna kommer att identifiera innehållsbehov naturligt och på eftefrågan.

Utse författare för kunskapsdatabasen

Att skapa kunskapsdatabasinnehåll måste vara prioriterat och en del av de vanliga ansvarsområdena för vissa personer eller en grupp med personer. Om du inte utser författare för kunskapsdatabasen kommer ingen att skriva.

Vem du utser beror på innehållets beskaffenhet och de tillgängliga resurserna. Vissa team anställer dedikerade tekniska dokumenterare som skapar innehållet, och andra utser medlemmar i supportteamet. Andra team kan ha ämnesexperter eller till och med supportmedarbetare som författare.

Oavsett vem du använder så behöver personen inte ha "författare" som titel. Däremot ska regelbunden uppdatering av kunskapsdatabasen ingå i någons vanliga arbetsuppgifter.

Fastställ redaktionella standarder och processer

Kunskapsdatabasartiklar måste vara tydliga, koncisa och konsekventa. Men konsekvent tydligt och koncist innehåll skapar inte sig själv. Det krävs en solid redaktionell process. Därför behöver du redaktionella standarder och processer för att säkerställa att innehållet uppfyller vissa kvalitetskrav.

Här är några best practices som du kan införliva i processerna:

  • Ta fram en mall för artiklarna med färdiga avsnitt att fylla i så att författarna tar med rätt information.
  • Länka relaterade artiklar för att visa relationer och hjälpa användarna hitta all information de behöver för att lösa sina problem.
  • Definiera termer och fackspråk eller länka till en ordlista som definerar termer som är viktiga för din produkt eller verksamhet.
  • Schemalägg en ämnesexpert som ska granska att artiklarna är korrekta och grundliga.

Vilka fördelar har en programvara för kunskapsmanagement?

Att samla kunskapen om din verksamhet i en enda databas som kan nås via Internet är en stor konkurrensfördel.

Det här är de fyra främsta fördelarna med korrekt använt kunskapsdatabassystem:

Förbättrar kundupplevelsen

Rapporten 2020 Zendesk Customer Experience Trends Report bekräftar att kunderna anser att självbetjäning är avgörande för en bra kundupplevelse. Det är inte särskilt förvånande eftersom vi vet att kunderna föredrar självbetjäning för enklare uppgifter som att byta lösenord, men det är en indikation på vad kunderna vill ha. Och kunskapsmanagementsystem förbättrar kundupplevelsen direkt eftersom de bygger på självbetjäning.

Förbättrar medarbetarnas effektivitet

Med en välorganiserad kunskapsdatabas hittar medarbetarna snabbt relevanta resurser för kundernas problem. Och när kunskapsdatabaser integreras med chattbots kan de besvara frågor automatiskt, vilket gör att medarbetarna inte behöver lägga så mycket tid på enkla och upprepade problem. Dessutom ger kunskapsdatabaser ytterligare kontext som gör att medarbetarna personligen kan hjälpa kunderna på ett bättre sätt. Programvara för kunskapsmanagement gör alltså kundsupportmedarbetarna mer produktiva.

Bryter ner interna silos

Tänk på alla gånger du har kontaktat någon i ditt företag för att få information. Och tänk sedan på hur mycket enklare det skulle vara om du kunde hitta informationen själv. Självbetjäningen sparar tid både för dig själv och för dina kollegor. Med ett internt kunskapsmanagementsystem hittar du information i hela organisationen, från alla team och geografiska platser.

Alltid tid för information

Eftersom en kunskapsdatabas alltid är tillgänglig kan du ge kunderna, användarna och medarbetarna den information de vill ha, oavsett när och var de är. Därmed kan användarna får hjälp och support från ditt företag även under ledigheter och utanför arbetstid. Och om systemet innehåller åtkomstregler kan du bestämma vilka användare som får komma åt informationen.

Vilka viktiga funktioner finns i en kunskapsdatabasprogramvara?

Den grundläggande funktionen i en kunskapsdatabasprogramvara är att göra det enkelt för supportteam att skapa och dela användbart innehåll med kunderna. Det kan låta enkelt, men flera viktiga funktioner är inbegripna i den här grundläggande funktionen.

Som hjälp att jämföra olika verktyg beskriver vi fem viktiga funktioner i en kunskapsdatabasprogramvara:

Sökmotor

Även om det är viktigt att skapa välstrukturerade informationskategorier kommer de flesta inte att använda dina kategorier. I stället använder de sökfältet. Om ditt sökfält inte är intuitivt eller inte visar den information som kunderna behöver så kommer de antagligen att lämna systemet eller skapa ett onödigt supportärende.

Feedback och analys

Den bästa kunskapsdatabasprogramvaran hjälper inte bara kunderna att lära sig mer om din produkt eller tjänst. Via feedbackmekanismer och innehållsanalys hjälper kunskapsdatabassystem också supportmedarbetare och supportansvariga att förstå hur kunderna använder din produkt. Om din programvara inte har inbyggd analys eller feedback kan du se om den kan integreras med appar som tillhandahåller de här funktionerna. Utan feedback och analys försitter du möjligheten att förbättra innehållet i kunskapsdatabasen och med tiden även kundservicen.

Innehållshantering

Funktionerna för innehållshantering används av författare, redigerare och administratörer för att skapa, revidera, schemalägga och publicera innehåll i kunskapsdatabasen. Eftersom så många olika personer är beroende av funktionerna för att kunna skapa kunskapsdatabasinnehåll måste programvarans innehållshantering vara intuitiv. Ju enklare det är att skapa, uppdatera och hantera innehåll, desto troligare är det att ditt team hanterar kunskapsdatabasinnehållet aktivt.

Artificiell intelligens och maskininlärning

Kunskapsdatabaslösningar som är utrustade med maskininlärning blir smartare med tiden, vilket förbättrar kvaliteten på de automatiska svaren från AI. Andra tekniker effektiviserar underhållet av kunskapsdatabasen och uppmanar bidragsgivarna att uppdatera artiklar, fylla i kunskapsluckor och verifiera att innehållet är korrekt och relevant.

Hur dessa tekniker kommer att fortsätta förbättra kunskapsdatabaser återstår att se. Det är däremot säkert att AI och maskininlärning är avgörande tekniker för moderna kunskapsdatabasverktyg.

Självbetjäningsportal

Du ska inte behöva få personlig support för att ändra ett lösenord eller skriva ut en returetikett. Men om du saknar en självbetjäningsportal måste dina medarbetare hantera frågor och problem som kunden enkelt skulle kunna lösa själv. Om du väljer ett kunskapsdatabassystem som saknar självbetjäningsportal förlorar du många av de tidsbesparande och serviceförbättrande fördelarna med självbetjäning.

Typer av programvara för kunskapsmanagement

När det gäller kundservice finns det tre typer av kunskapsmanagementsystem: kunskapsdatabaser, webbforum och AI-drivna bots. Modern programvara för kunskapsmanagement erbjuder ofta en kombination av en eller flera av de här systemen, även om det inte alltid är fallet.

Kunskapsdatabas

I en kunskapsdatabas som Zendesks organiseras olika typer av information, till exempel frågor och svar, produktinformation, policies med mera, och informationen tillhandahålls i en central, sökbar databas.

När kunskapsdatabaser kombineras med AI-drivna bots blir de ännu mer kraftfulla, eftersom botsen hjälper till att hämta artiklar som är relevanta för kundernas frågor. På så sätt kan kunskapsdatabasen bli ännu mer effektiv eftersom bots hjälper kunderna att lösa sina egna problem.

Webbforum

Ett webbforum är en typ av kunskapsmanagementsystem som skapar ett utrymme där kunder kan interagera och stödja varandra. Om du har använt populära forum som Reddit och Stack Overflow känner du redan till det här systemets format. Kunder skapar trådar genom att publicera frågor och andra kunder och moderatorer svarar med lösningar på problemen.

Webbforum fungerar också som att bra ställe för företag att få organisk kundfeedback och identifiera nya problem för kunskapsdatabasen. På så sätt kan forum och kunskapsdatabaser samarbeta för att ge kunderna självbetjäning.

AI-drivna bots

AI-drivna bots som Zendesks Answer Bot kan hjälpa supportteam att distribuera kunskapsdatabasinnehåll på mer relevanta sätt för sammanhanget. Du kan till exempel konfigurera en AI-driven chattbot på sidan med priser och låta den ge kunderna alternativ för att hitta mer information om prissättningspolicies i kunskapsdatabasen. Och som vi nämnde tidigare gör AI-drivna bots kunskapsdatabaserna ännu mer användbara genom att automatiskt hämta de mest relevanta artiklarna för en kunds fråga.

De 13 bästa kunskapsdatabasprogrammen

  1. Zendesk
  2. Wix Answers
  3. Intellum Platform
  4. Bloomfire
  5. USU Knowledge Center
  6. Guru
  7. Stack Overflow for Teams
  1. Zoho Desk
  2. Document 360
  3. Notion
  4. MangoApps
  5. HappyFox
  6. Slab

1. Zendesk

Zendesk erbjuder kunskapsmanagementprogramvara som är enkel att anpassa och använda, antingen som en intern kunskapsdatabas, en IT-kunskapsdatabas, en kunskapsdatabas enbart för supportmedarbetare eller ett FAQ-verktyg för kunder. Och eftersom självbetjäningsportalen alltid är tillgänglig kan kunder och supportmedarbetare använda den för att hitta rätt information oavsett när de behöver den.

Zendesk erbjuder en effektiv, tillförlitlig innehållslösning

Bygg ut din kunskapsdatabas utan att bekymra dig om detaljerna. Utkast sparas om du är mitt i ett pågående arbete, omfattande formatering för artiklarna enkla att läsa och du kan använda förkonfigurerade mallar för att upprätthålla innehållsstrukturen. Och om du bygger en intern kunskapsdatabas kan innehållet enkelt begränsas till enbart vissa grupper.

Zendesk knowlegde base software

Håll koll på hur kunskapsdatabasen ändras

Förstå hur innehållet i kunskapsdatabasen ändras med tiden. Få en lista med händelser så att du alltid känner till de senaste ändringarna och kan bevara innehållets integritet.

knowledge base content

Tala kundens språk

Zendesk gör programvara för kunskapsmanagement som är enkel att använda och tillgänglig för alla. Och med möjlighet att översätta dina artiklar till mer än 40 språk ger en lokaliserad upplevelse som passar alla kunder.

knowledge management software

Mät och förbättra kundsupporten

Med inbyggda rapporter förstår du vad kunderna letar efter och om de hittar rätt svar. Zendesks programvara för kunskapsdatabaser ger insikter så att du förstår var det finns luckor i innehållet och bidrar till att identifiera områden där du behöver skapa nytt kunskapsdatabasinnehåll.

Zendesk knowledge base software

Funktioner

  • Anpassningsbart varumärke
  • Kategorisering
  • SEO
  • Innehållshantering

  • Fulltextsökning
  • Självbetjäningsportal

  • Kundfeedback
  • Analyser
  • AI- och ML-baserade bots och sökning
  • Webbforum

2. Wix Answers

Wix Answers

Bildkredit

Före Wix Answers fanns det (och finns fortfarande) en produkt kallad Wix som var utformad för att göra det möjligt för små företag utan tekniska resursr att bygga en webbplats. Wix Answers har ett liknande mål: att tillhandahålla intuitiv kunskapsdatabasprogramvara för små och medelstora företag. Wix Answers är helt molnbaserat och har två abonnemangsplaner.

Deras kunskapsdatabasprogramvara kostar 19 $ per användare per månad. Och för ytterligare 11 $ per användare per månad tillhandahåller Wix Answers också funktioner för callcenter, livechatt och ärendesystem.

Funktioner

  • Anpassat varumärke
  • Kategorisering
  • Hantering av kunskapsinnehåll
  • SEO
  • Inbyggd sökning
  • Självbetjäningsportal
  • Kundundersökningar
  • Rapporter
  • Diskussionsforum

3. Intellum Platform

Wix Answers

Bildkredit

Om du letar efter programvara för kunskapsmanagement och behöver utbilda minst 10 000 medarbetare, partner och kunder är det värt att titta närmare på Intellum Platform. Intellum Platform innehåller kunskapsdatabasprogramvara, men är tekniskt sett ett system för utbildningsadministration. Det betyder att det hjälper företag att vara värd för och underlätta kurser, utbildningsprogram och utvecklingsprogram.

System är utformat för olika branscher som teknik, tillverkning, finansiella tjänster, detaljhandel och hälso- och sjukvård. Om du vill få en prisuppgift för Intellum kontaktar du en säljare för att få en anpassad offert.

Funktioner

  • Kategorisering
  • Verktyg för innehållsredigering
  • Realtidsverktyg för samarbete
  • Designanpassning
  • Fulltextsökning
  • Självbetjäningsportal
  • Kundfeedback
  • Analyser

4. Bloomfire

Bloomfire knowledge base

Bildkredit

Bloomfire centraliserar företagets kunskap på en enda sökbar plattform som bidrar till att supportmedarbetare konsekvent kan leverera en sammanhangsmässigt relevant tjänst med hög kvalitet. Bloomfire har flera attraktiva funktioner som AI-driven sökning, FAQ:er från crowdsourcing och omfattande kompatibilitet med medier.

Plattformen efterliknar sociala medier genom att låta användarna interagera med inlägg genom att gilla, dela, kommentera och följa dem. Bloomfires priser börjar på 15 $ per användare per månad för upp till 50 användare. Du får mer prisvärda priser per användare om du har fler än 50 användare.

Funktioner

  • Anpassningsbart varumärke
  • Automatisk taggning av innehåll
  • Innehållshantering
  • Fulltextsökning
  • Självbetjäningsportal
  • Kundfeedback
  • Användnings- och innehållsrapporter
  • Zendesk-integration
  • API-åtkomst
  • AI-baserad sökning

Läs mer om Zendesk-appen för Bloomfire

5. USU Knowledge Center

Bildkredit

USU Knowledge Center är en molnbaserad programvara för kunskapsmanagement. Programvaran är ett standardverktyg för redigering med stöd för beslutsträdsdokument och grundläggande artiklar i långt format. Knowledge Center har en kraftfull sökfunktion och samarbetsverktyg som hjälper medarbetare att eskalera problem. Det underlättar också redigeringen med anpassade arbetsflödesgodkännanden för att skapa, uppdatera och ta bort innehåll.

Knowledge Center integreras med SAP, Microsoft Dynamics, Zendesk och Salesforce. Kontakta leverantören direkt för en anpassad prisoffert på Knowledge Center.

Funktioner

  • Anpassningsbart varumärke
  • Kategorisering
  • Hantering av kunskapsinnehåll
  • Fulltextsökning
  • Självbetjäningsportal
  • Spårning och analys av användning
  • Diskussionsforum
  • Röstbotar
  • Chattbotar

6. Guru

Bildkredit

I likhet med andra verktyg kan ditt team skapa, dela, få åtkomst till och uppdatera information i Gurus kunskapsmanagementsystem. Det som särskiljer Guru är ett det passar in i teamets befintliga arbetsflöde genom att förena sammanhangsmässigt relevant och verifierad information med de verktyg som du redan använder, till exempel Teams, e-post, Slack och ditt CRM.

Och eftersom Guru använder AI för att hämta sammanhangsmässigt relevant kunskap förbättras förslagen med tiden utifrån individuella och organisationsmässiga mönster. Guru är avsett att användas som en intern kunskapsdatabas, men du kan använda deras API för att publicera innehåll extern. Priset för Guru ligger mellan 5 och 20 $ per användare per månad.

Funktioner

  • Kategorisering
  • Innehållshantering
  • Inbyggd textsökning
  • ML-baserade bots
  • Webbforum

Läs mer om Zendesk-appen för Guru

7. Stack Overflow for Teams

Bildkredit

Svarsrankningssystemet, det betrodda varumärket, det intuitiva gränssnittet och en enorm community har gjort Stack Overflow till favorit bland utvecklare. Men Stack Overflow for Teams går ännu längre och erbjuder Stacks fråge- och svargränssnitt för privat användning.

Stack Overflow for Teams integreras med Jira, GitHub och Microsoft Teams samt Slack och Okta. Business-planen erbjuder innehållsgruppering, analyser och kunskapsartiklar i långt format för 12 USD per användare per månad.

Funktioner

  • Kataloger och kategorier
  • Hantering av kunskapsdatabas
  • Dokumenthantering
  • Fjärrsupport
  • Självbetjäningsportal
  • Webbforum

8. Zoho Desk

Bildkredit

Utöver en kunskapsdatabas tillhandahåller Zoho Desk ett ärendesystem och hjälpcentrallösningar. Även som fristående är Zoho Desks kunskapsdatabas ett bra alternativ. Systemet är enkelt att använda för författare och redigerare och har separata kategorier för Gör så här-artiklar, FAQ med mera.

Zoho Desks kunskapsdatabas är också flexibel: användare kan konfigurera portaler för olika kunder (interna och externa) och använda valfria logotyper och varumärken. Priset för Zoho Desk börjar på 18 $ per användare per månad.

Funktioner

  • Portalanpassning
  • Säker åtkomst
  • Innehållshantering
  • Textsökning
  • Ärendeskapande
  • Kundfeedback
  • Domänmappning
  • Avancerade rapporter
  • Chattbotar
  • Forum och communities

Läs mer om Zendesk-appen för Zoho Desk

9. Document 360

Bildkredit

Med Document 360 kan du skapa kunskapsdatabaser för självbetjäning för dina kunder och privata kunskapsdatabaser för ditt team. Dess kraftfullaste funktioner är realtidssökning, versionskontroll, robust kategorisering och en filhanterare. Document 360 har också ett rent gränssnitt och en smidig användarupplevelse.

Den här kunskapsdatabasprogramvaran innehåller en markdown-redigerare som kan förenkla innehållsskapandet. Priset för Document 360 ligger mellan 49 och 299 $ per månad. Den billigaste planen inkluderar två teamkonton och en kunskapsdatabas med stöd för upp till 10 000 sidvisningar per månad och 5 GB lagringsutrymme.

Funktioner

  • Kategorihantering
  • Markdown-redigerare
  • Analyser
  • Användarfeedback
  • SEO
  • Innehållshantering
  • Kunskapsdatabassökning
  • Självbetjäningsportal
  • Webbforum
  • Säker filhantering

Läs mer om Zendesk-appen för Document 360

10. Notion

Bildkredit

Du kan använda Notion som databas, anteckningsblock, projektledningsverktyg och en skrivyta för samarbete. Eftersom det är så flexibelt är Notion ett utmärkt alternativ om du vill skapa en intern kunskapsdatabas. Även om det inte har så många av de inbyggda funktioner som är specifika för de flesta kunskapsdatabassystemen för kunder så kan du tekniskt sett använda Notion för att skapa en kunskapsdatabas för självbetjäning.

Men Notions flexibilitet gör inlärningskurvan ganska brant. Det är helt upp till dig att bestämma hur kunskapsdatabasen ska organiseras och etiketteras. Notions priser börjar på 8 $ per teammedlem per månad för den kostnadsfria basversionen.

Funktioner

  • Kategorisering
  • Innehållshantering
  • Inbyggd sökning
  • Markdown-redigerare

11. MangoApps

Bildkredit

Precis som Notion är MangoApps framför allt avsedd för interna kunskapsdatabaser. Programvaran är huvudsakligen designad för att centralisera medarbetarnas arbetsytor så att kundinformationen är konsekvent och tillgänglig när och var den behövs. MangoApps har också en funktion som kallas Libraries som gör att företag kan organisera filer, hyperlänkar och andra resurser i ett digitalt index.

MangoApps design liknar appar för sociala medier med trådar, kommentarer och grupper. Och den har ett brett urval av integrationer och varumärkesanpassningar. Kontakta en MangoApps-representant om du vill ha en anpassad prisoffert.

Funktioner

  • Anpassat varumärke
  • Kategorisering
  • Innehållshantering
  • Fulltextsökning
  • Självbetjäningsportal
  • Kundundersökningar
  • Kundforum

Läs mer om Zendesks integration med MangoApps

12. HappyFox

Bildkredit

HappyFox är ett molnbaserat CRM som tillhandahållar kunskapsmanagementsystem för många olika branscher. Deras kunskapsdatabas har mängder av lättanvända, kraftfulla funktioner som användarportaler för flera varumärken, feedbackinsamling och separata interna/externa kunskapsmanagementsystem.

HappyFox många bra funktioner är en stor fördel, men nackdelarna är pris och integrationer. Det finns inget kostnadsfritt alternativ för att få en uppfattning om programvaran. Priset ligger mellan 39 och 99 $ per användare per månad, så du måste betala för att testa den. Som en central del inom kundserviceprogrambranschen är HappyFox ändå värt att övervägas.

Funktioner

  • Anpassning av kunskapsdatabas
  • Kategorisering
  • RTF-redigerare
  • Extern/intern sökning
  • Automatiska förslag
  • Självbetjäningsportal
  • Kundfeedback
  • Samarbetsverktyg för team
  • Analyser
  • Webbforum

Läs mer om Zendesks app för HappyFox

13. Slab

Bildkredit

Slab kallas sig själv "en kunskapshubb för den moderna arbetsplatsen" som är designad för att förena alla platser där ditt team lagrar information till en enda kunskapskälla. Slab har ett enkelt redigeringsgränssnitt, kraftfull sökning och solida integrationer med populära verktyg som Google Docs, Slack och GitHub.

Slab har en kostnadsfri version och deras betalabonnemang kostar mellan 8 och 15 USD per användare per månad. Om du vill prova Slab kan du använda den kostnadsfria versionen med upp till 10 användare, men funktionerna är delvis begränsade.

Funktioner

  • Kategorisering
  • Innehållshantering
  • Användningsanalys
  • Anpassade domäner
  • Privata och offentliga ämnen
  • Fulltextsökning
  • Självbetjäningsportal

En översikt över de bästa kunskapsmanagementprogrammen

Här är en kort jämförelse av våra 13 bästa val bland kunskapsdatabasprogram:

Programvara för kunskapsdatabaser

Kategorisering

Innehållshantering

Fulltextsökning

Självbetjäningsportal

Zendesk

Wix Answers

Intellum Platform

Bloomfire

USU Knowledge Center

Guru

X

Stack Overflow for Teams

Zoho Desk

Document 360

Notion

X

MangoApps

X

HappyFox

Slab

X

Hur väljer du rätt programvara för kunskapsdatabaser?

Det finns mycket att tänka på när du ska välja rätt kunskapsdatabasprogram. Det bästa sättet är att börja med att fundera på vilken typ av information du vill organisera och vem som ska använda informationen.

Kunskapsdatabasprogrammet är det verktyg som du ska använda för att samla in, underhålla och tillhandahålla rätt information till rätt person i rätt tid.

När du har kommit fram till det bör du tänka på följande innan du väljer verktyg:

Flexibilitet och anpassning

Ditt team, dina kunder och dina befintliga verktyg är unika. Och kunskapsdatabasprogrammet måste kunna fungera i den unika miljön. Om det inte är flexibel blir du tvungen att lappa ihop och dubblera information i och utanför din kunskapsdatabas.

Och om programvaran inte är tillräckligt flexibel kommer du inte kunna använda de appar, till exempel chattbotar och CRM:er, som gör kunskapsdatabaser ännu mer kraftfulla. Så leta efter kunskapsdatabasprogramvara som erbjuder både ett API och inbyggda integrationer till många populära verktyg.

Enkelt att hitta och dela

Även om din kunskapsdatabas är så fullständig som den kan vara är dess värde beroende av medarbetarnas och kundernas möjlighet att snabbt hitta och dela information. Därför är kraftfulla sökfunktioner och noggranna katgoriseringsfunktioner särskilt viktiga för att ge bättre service och få mer produktiva medarbetare.

Men att bara hitta informationen är inte tillräckligt. Det måste vara enkelt att dela kunskapsdatabasens innehåll med kunder och andra medarbetare. Så leta efter kunskapsmanagementsystem som kombinerar möjligheterna att hitta och att dela.

Smidigt samarbete

En effektiv kunskapsdatabas är till stor del beroende av förmågan att låta många medarbetare bidra. Det skapar ett större kunskapsområde för kunskapsdatabasen och gör det enklare att införliva insikter från kundtjänstens frontlinje i din kunskapsdatabas.

Därför bör du prioritera att hitta programvara som är intuitiv och enkel för teamet att lära sig. Om det går bör du börja med en kostnadsfri provversion så att du kan se hur snabbt teamet börjar använda programvaran. Ju mer bekväma medarbetarna är med att använda programvaran, desto mer sannolikt är det att de är villiga att bidra.

Vanliga frågor om programvara för kunskapsbasdatabaser

Vem kan använda kunskapsdatabasprogram?

Alla personer och team som behöver använda kunskap för att hjälpa sina kunder arbeta mer effektivt kan använda kunskapsdatabasprogram. Google har till exempel en kunskapsdatabas för sina annonsprodukter som hjälper kunderna att felsöka problem.

Vad kan du ladda upp till en kunskapsdatabas?

Vanligtvis kan du ladda upp ljud-, bild-, video- och textfiler till en kunskapsdatabas. Ibland kan dock vissa leverantörer av kunskapsdatabasprogram begränsa storleken på och typen av filer som du kan ladda upp.

Vilka programvaruintegrationer kan du behöva för kunskapsdatabasen?

Du behöver antagligen minst programvaruintegrationer mellan kunskapsdatabasen och ditt CRM- och ärendesystem. Om du använder livechatt eller planerar att göra det måste du också se till att kunskapsdatabasen kan integreras med livechatten, eftersom möjligheten att referera till kunskapsdatabasartiklar i en chatt kan förbättra kundinteraktionerna betydligt. Andra saker som du kan behöva är integrationer till analys, meddelandefunktioner och klientportal.

Vilka element bör kunskapsdatabasen ha?

Alla kunskapsdatabaser ska ha ett organisationsssystem och ett fält för textsökning. Utöver det beror de mer specifika elementen i kunskapsdatabasen på vad den är till för. Om du till exempel säljer programvara ska kunskapsdatabasen innehålla information som hjälper kunderna att komma igång och att felsöka problem.

Hur håller man kunskapsdatabasen uppdaterad?

Du säkerställer att kunskapsdatabasen är uppdaterad genom följa de här tre stegen:

  1. Tilldela en person ansvaret att hantera kunskapsdatabasen.
  2. Utse författare för kunskapsdatabasen
  3. Skapa en process för att identifiera kunskapsdatabasproblem.

Prova programvara för kunskapsdatabaser utan kostnad

Zendesk är en smart kunskapsdatabas som hjälper dig att organisera kunskapen om din verksamhet och göra den tillgänglig som användbart innehåll i en sökbar databas. Med Zendesks kunskapsdatabas kan du snabbt skapa och anpassa ett hjälpcenter för dina specifika behov.

Och om du redan använder Zendesks ärendesystem kan du smidigt integrera Zendesk-kunskapen för att ytterligare förbättra din kundservice. Så testa Zendesk och ge dina kunder bättre självbetjäning och dina medarbetare möjlighet till större effektivitet och snabbare ärendelösning.