Den ultimative guide til CRM-automatisering: Gennemgang af de bedste værktøjer

CRM-software er en musthave, hvis du vil have vækst eller arbejder på at forbedre produktiviteten. En af de bedste måder at bruge CRM til at booste salget er at drage fordel af tidsbesparende automatiseringsværktøjer.

I denne dybdegående guide besvarer vi følgende spørgsmål om fordelene ved CRM-automatisering, gennemgår centrale funktioner og præsenterer et overblik over de syv bedste CRM-platforme på markedet i dag.

• Hvad er CRM-automatisering?
• Hvordan drager man fordel af det?
• Hvilke centrale funktioner i CRM-automatiseringsværktøjer findes der?
• Hvad er forskellen på CRM og automatiseret marketing?
• De 7 bedste CRM-automatiseringsværktøjer
• Sådan vælger du den rigtige software til CRM-automtisering
• Ofte stillede spørgsmål
• Klar til at prøve CRM-automatisering?

Regneark og manuel dataindtastning er ikke kun spild af tid. Det er en tidsrøver. Hver time, du bruger på gentagende, administrative opgaver, vi være brugt bedre på at tale med kunder, udvikle nye salgsstrategier eller networke med dine forbindelser. I mange virksomheder er de forskellige teams' hverdag præget af kedelige, men nødvendige, aktiviteter og opgaver. Og det er her, at CRM-automatisering kommer ind i billedet.

CRM-automatisering er en proces, der automatiserer gentagne opgaver forbundet med salg, marketing og kundeservice. Det er i sagens natur en meget bred palette af opgaver. Hvert automatiseret værktøj udfører en forskellig opgave, enten på planlagte tidspunkter, udløst af en given handling, eller ved hjælp af kunstig

intelligens. Du skal blot opsætte kriterierne og tilpasse indstillingerne, så klarer automatiseringssoftwaren resten.

Hvordan kommer man som virksomhed godt i gang med CRM-automatisering?

For at komme i gang med automatiseret CRM-software skal man researche og investere i en platform, der inkluderer automatiseringsværktøjer. De bedste CRM-platforme har enkle brugergrænseflader, der er lette at navigere i, så dit team kan systemet tage til sig uden bøvl.

Hvis du gerne vil i gang, kan du starte med at følge disse trin, så du ved, hvad du skal kigge efter.

• Sæt et mål for, hvad du forventer af dine CRM-automatiseringer. Hvad skal de kunne? Vil du skære ned på personaleomkostninger? Forkorte din salgscyklus? Tal med dine afdelingsledere, og indsaml information om, hvilke aktiviteter der tager længst tid eller har den højeste fejlmargin. Hvis du gerne vil vide, hvordan du kommer i gang med CRM-automatisering, er det bedste sted at starte dér, hvor du i øjeblikket kommer til kort.

• Identificér hvilke funktioner, der kan løse dine problemer. Når du har gennemgået din drift og fundet ud af, hvor din proces kommer til kort, skal du vide, hvilke funktioner, der kan løse dem. Research og sammenlign forskellige softwaremuligheder, og glem ikke at se efter, hvilke programmer der kan integreres med de salgsværktøjer, du allerede bruger.

• Gennemgå din drift. Glem ikke at tage geografien med i dine overvejelser. Hvis du har fjern- eller hybridmedarbejdere i dit personale, skal du gå efter cloud-baserede og mobile CRM-automatiseringsværktøjer. Fleksibiliteten, som disse platforme giver, betyder, at dit team kan bruge deres værktøjer, når de er væk fra kontoret eller bruger en mobil enhed.

• Prøv platformen. Når du har snævret feltet ind til de bedste CRM-automatiseringsværktøjer for dig, skal du helt klart gøre brug af de gratis prøveperioder, der tilbydes. På den måde kan dit team få en fornemmelse af platformen, før I investerer i den.

Hvem bruger CRM-automatisering?

Enhver virksomhed med et stærkt fokus på salg og kundeservice kan drage fordel af CRM-automatisering. Det bruges i forskellige brancher, fra uddannelse til produktion, detailhandel og telekommunikation og mere. Og på grund af pandemien er virtuelt salg mere populært end nogensinde før, hvilket betyder at mange e-handelsvirksomheder også kan få del i kagen.

Der er ingen regler for, hvor stor eller lille en virksomhed skal være for at bruge CRM-automatisering. Faktisk er der mange attraktive muligheder for salgssoftware til små virksomheder og også store virksomheder med en større drift. Tommelfingerreglen er, at hvis din virksomhed er afhængig af sunde og bæredygtige kunderelationer for at optimere din omsætning, kan du drage fordel af CRM-automatisering.

Lad os se på et par eksempler.

Eksempler på CRM-automatisering

• Eksempel nr. 1: den opfølgende planlægningsbesked

  En potentiel kunde indhenter tilbud. De flytter deres kontor til en ny placering og har brug for et estimat for, hvad flytningen kommer til at koste. Efter at have læst din virksomheds hjemmeside igennem, beder de om et tilbud fra en af dine sælgere. Når anmodningen er sendt, får kontakten automatisk en e-mail med et kalenderlink. Inden for to minutter efter mødeanmodningen vælger kunden et tidspunkt i agentens kalender, som automatisk bliver opdateret.

• Eksempel nr. 2: påmindelsen

  Dine sælgere har travlt, og for de fleste vedkommende er kalenderen spækket med aftaler og andre opgaver. Så du får tilpasset dine automatiseringer til at sende påmindelser ud i bestemte intervaller for at sikre dig, at sælgerne har tid til at forberede sig. Integrationer med planlægning og tekstbeskeder betyder, at dine sælgere ser påmindelserne – hver gang.

• Eksempel nr. 3: e-mailskabeloner og personalisering

  Din seneste e-mailmarketingsekvens er klar til at blive sendt ud til en gruppe leads. I stedet for at indtaste personlige oplysninger såsom navne og titler i hver e-mail, bliver disse felter i e-mailskabelonen udfyldt automatisk. Hver e-mail bliver sendt ud med en personligt tilpasset ordlyd – med minimal indsats fra din side.

Den mest åbenlyse fordel ved automatisering er, at man sparer tid. Ved at eliminere gentagne salgsopgaver er det lettere at få flere leads igennem din salgscyklus og lukke flere salg. Men hvordan bidrager CRM-automatisering rent faktisk til mere salg?

• Øgede kvalifikationsrater. Den bedste CRM-software gør det svært for gode leads at falde mellem to stole. Automatiserede kampagner og tilpassede felter gør det lettere at opsamle og analysere information fra potentielle kunder.

• Øgede konverteringsrater. Med automatiseringsfunktioner som leadfordling bliver de mest lovende leads parret med de bedste sælgere, hvilket øger sandsynligheden for at konvertere dem til kunder. Og ved at automatisere enkle opgaver som opfølgende e-mails og planlægning bliver det lettere for dit team at svare hurtigt tilbage, når et lead viser interesse.

• Øget kundetilfredshed. Kunderne forventer i dag at deres behov bliver opfyldt hurtigt. CRM-automatisering hjælper salgs- og CS-teams med at levere hurtig, effektiv service til leads og kunder, og på den måde kan du sikre, at dine købere fortsat støtter dig og ikke dine konkurrenter. Og med automatiseringsværktøjer såsom chatbots kan du udvide din service og tilbyde hjælp til flere kunder, selv uden en hær af CS-repræsentanter.

• Kontaktstyring og dataindtastning: CRM-automatiseringsværktøjer hjælper dig med at opsamle, opbevare og tilgå kontaktoplysninger hurtigt. Når en kontaktoplysning ændrer sig, opdateres CRM-værktøjet automatisk din database, så salgsrepræsentanter ikke skal indtaste dem manuelt.

• Personaliserede omnichannel-beskeder: De bedste CRM-platforme giver mulighed for, at din software automatisk kan sende personaliserede e-mails eller indhold. Disse e-mails og beskeder kan udløses, når et lead foretager en handler som f.eks. at indtaste deres e-mailadresse i en formular på din hjemmeside. Herefter kan systemet indsætte personlige oplysninger, som blev angivet sammen med e-mailadressen, og automatisk sende den ud, så den potentielle kunde kan fortsætte til næste trin i salgsprocessen.

• AI-chatbots: I en salgssituation er menneskelig kommunikation vigtig. Men som et supplement tager AI-chatbots virkelig CS til det næste niveau. AI i salg udvikler sig hele tiden, når det kommer til funktionalitet. I dag kan teknologien føre en naturlig samtale med kunderne og besvare spørgsmål, guide kunderne til gode hjælpemidler og videresende kunderne til kvalificerede salgsrepræsentanter – helt gnidningsfrit. Chatbots gør det også muligt for kunderne at få support, når det passer dem, selv efter fyraften, når dine sælgere slapper af derhjemme.

• Registrering og overvågning af kundeinteraktioner: CRM-platforme registrerer automatisk hver kundeinteraktion i kontaktdatabasen. På den måde behøver sælgerne ikke være afhængige af dataindtastninger eller deres hukommelse for at vide, præcis hvornår de sidst talte med kunden. Og når nyansatte sælgere trækker en kundeprofil frem, har de al den information, de skal bruge for at kunne gå videre med kunden.

• Automatiseret salgsproces: De fleste CRM-platforme tilbyder en visuel pipeline med drag and drop-funktion, der gør det muligt for sælgerne at se, hvor på deres salgsrejse kunden er. Værktøjet kan tilpasses og viser de nødvendige handlinger trin for trin, hvilket sikrer, at du får mest ud af potentialet i din planlagte salgsproces.

CRM-automatiseringer er typisk rettet mod salg og CS-funktioner. Det er de, fordi salg og CS-opgaver løbende kræver interaktion og opbygning af relationer med eksisterende og potentielle kunder.

Marketingfolk kommunikerer ikke på samme, direkte måde med kundebasen. Værktøjer til automatiseret marketing håndterer derfor aktiviteter øverst i tragten, hvor kundeengagementet er minimalt eller ikke-eksisterende. Når interaktionen finder sted og relationen er sat på skinner, bliver den potentielle kunde sendt videre til salgsteamet, hvor CRM-automatiseringsværktøjer hjælper dem med at tage over og lukke salget hurtigt.

Vi har allerede udforsket adskillelige CRM-automatiseringsværktøjer. Lad os se specifikt på de automatiseringsfunktioner, der vedrører marketing og salg.

Automatiserede værktøjer til CRM-marketing

Marketingautomatisering er designet til at gøre det lettere for marketingteams at lave og dele indhold med potentielle kunder. Det er deres opgave at generere de bedst mulige leads, så det bliver lettere for salgsteamet at lukke salget.

De vigtigste funktioner i de fleste automatiseringsværktøjer til marketing omfatter:

1. Lead-styring: Fra indsamling af kontaktinformationer til at bedømme og videresende leads til salgsrepræsentanter – automatiseringsværktøjer til marketing barberer timer, ja endda flere dages arbejde af i forhold, hvor lang tid det normalt tager at taste det hele ind i et regneark.

2. Styring af e-mailkampagner: Lav personaliserede e-mailskabeloner, og begyndt at kommunikere lige så snart et lead siger ja tak til at modtage kommunikation fra din virksomhed. Det giver dig mulighed for at kommunikere med brandvarme leads, når du har travlt med noget andet. Du kan også bruge automatisering til at sende beskyttet indhold det øjeblik, et lead viser interesse.

3. Kampagnestyring på sociale medier: Med værktøjer til kampagnestyring på sociale medier kan du poste marketingmateriale på dine forskellige kanaler, spore interaktioner og analysere kundernes adfærd og præferencer.

4. Rapportering og analyse: Generér og videresend rapporter om dine potentielle kunder åbner dine e-mails, spor engagement på dine opslag på de sociale medier og analysér kundens adfærd for at få en bedre forståelse for din kundebase og for fremadrettet at kunne skabe mere målrettede kampagner.

CRM-automatisering til salg

Salgsautomatiseringsværktøjer er bygget til at hjælpe sælgere med hurtigt og effektivt at få leads igennem salgsprocessen. Salgsprocessen foregår mellem to personer, den potentielle kunde og sælgeren. Salgsautomatiseringsværktøjer hjælper sælgere med opgaver, der direkte hænger sammen med at levere en enkel, fejlfri og responsiv salgsproces. De indeholder:

1. Planlægningsværktøjer: Mødeplanlægning med potentielle kunder kan give en uendelig strøm af e-mails frem og tilbage. Automatiserede planlægningsværktøjer gør det muligt for den potentielle kunde selv at vælge tidspunkter i sælgerens kalender uden at sende en masse e-mails.

2. Kommunikationsværktøjer på omnichannel: Sælgere skal kunne tilgå deres kundebase, uanset hvor de er. Det gælder også sociale medier og besked-apps. Og det gælder også automatiseringssoftware til udgående opkald.

3. Værktøjer til prisfastsættelse og tilbudsgivning: Sælgere bruger værktøjerne til hurtigt at generere priser og tilbud til brandvarme leads. Med CRM-automatisering kan agenterne hurtig administrere opgaver til tilbudsindstillinger, konfiguration, forhandling og kontrakter.

4. Pipelinestyring Spor handlingsplaner, og overvåg dine fremskridt med kundeemner med mere kontrol over alle berøringspunkter i takt med at de bevæger sig igennem salgsprocessen. Med disse salgsautomatiseringsværktøjer til CRM får agenterne et visuelt billede af deres fremskridt, så de altid ved, hvad næste skridt er.

Zendesk Sell

Billedkreditering

Zendesk Sells automatiseringsplatform blev specifikt designet til at gøre det let at administrere kunderelationer. Softwaren indsamler automatisk alle kundeinformationer og gør det tilgængeligt på ét sted, så dine sælgere ikke skal bruge tid på at indtaste det manuelt. Og med mobil CRM- og cloud-teknologi giver Zendesk Sell maksimal fleksibilitet, så sælgerne også får mulighed for at automatisere deres opgaver på farten.

Zendesk tilbyder et solidt udvalg af salgsautomatiseringsværktøjer, herunder en masse integrationer og marketingværktøjer.

Funktioner:

• CRM-kontrolpanel
• Salgssoftware dør til dør
• Salgssporing
• Kontaktstyring
• Lead-styring
• Live chat
• Rapportering og analyse

Quickbase

Billedkreditering

Quickbases CRM-software skal tilpasses til din virksomheds specifikke behov. De tilbyder et centralt kontrolpanel med et udvalg af applikationer, der er klar til brug, og gør det også muligt for brugerne at lave deres egne. Med Quickbase kan brugere tilføje hyppigt planlagte automatiseringer samt automatiseringer, der udløses af en ændring eller en opdatering.

Quickbase tilbyder også CRM-automatisering til internt samarbejde mellem afdelinger. Det har også værktøjer til at give sælgeren besked, når det er tid til at følge op på en kunde, hvis nu de skulle glemme det. Brugerne er også glade for Quickbases pipelineværktøj, der kan tilpasses, samt deres workflow-automatiseringer, der gør det let for sælgerne at se de næste skridt for hver kunde.

Funktioner:

• Klientportal
• Oprettelse af formularer
• Personalestyring
• Kontaktdatabase
• Planlægning

Zoho CRM

Billedkreditering

Zoho CRM’s “360-graders” løsning til styring af kunderelationer tilbyder automatisering til både CRM og marketing. Softwaren er til virksomheder af alle størrelser og tilbyder forskellige abonnementer til små og større virksomheder.

Til marketing genererer softwaren automatisk leads, når de interagerer med virksomhedens materialer. Derefter bedømmer softwaren kundeemner og sender dem videre til de rette salgsrepræsentanter. Det har også automatiserede e-mails og AI-chatbots. Sidst, men ikke mindst sporer og registrerer Zoho hver interaktion, som sælgeren har med kunderne, så din virksomhed altid har en præcis og komplet optegnelse af disse samtaler.

Funktioner:

• Indsamling af kundeemner
• Kalenderstyring
• Live chat
• Pipelinestyring
• Relationssporing

NetSuite CRM

Billedkreditering

NetSuites CRM-software tilbyder et centralt sted, hvor brugerne kan tilgå alle informationer om kunder, leads og leverandører. Platformen sender automatiserede notifikationer, når der er en mulighed for mersalg eller at forny en aftale med en eksisterende kunde.

Derudover tilbyder NetSuite automatiseringsløsninger til målrettede marketingkampagner. Ved at indsamle demografiske data kan softwaren finde potentielle kunder og sende dem personaliseret kampagnemateriale. Den tilbyder også et centralt sted at spore al data relateret til kampagner, såsom hvem åbnede emails og hvilket potentiale, kunderne reagerede mest på.

Funktioner:

• Samarbejdsværktøjer
• Kommunikationsstyring
• Kontaktdatabase
• Automatiserede e-mails
• Ændringer og notifikationer

HubSpot

Billedkreditering

HubSpots CRM-værktøj består af fem "hubs" til forskellige forretningsområder – marketing, salg, service, content management og drift. Deres salgs-hub tilbyder automatiseringsværktøjer såsom personaliserede opfølgningse-mails og planlægningsværktøjer. Brugere kan bruge forhåndslavede e-mailskabeloner eller bygge og dele deres egne med andre i teamet.

Hubspot lader brugerne personalisere deres workflow. Det sender notifikationer ud, når en kontakt tager et bemærkesværdigt næste skridt, eller når det er tid til at følge op på en kunde. Platformen opfordrer også brugere til at ændre og redigere automatiseringer for at sikre, at interaktionen forbliver menneskelig.

Funktioner:

• Sporing af kunder
• E-mail-ticketing
• Pipelinestyring
• Distribution af kundeemner
• Kalender/påmindelsessystem

Pipedrive

Billedkreditering

Pipedrive er et CRM-system, der fokuserer på indsamling og styring af leads. Softwaren har en mobil version af kontrolpanelet og integrationer med mange populære virksomhedsapps, så brugerne ikke skal bekymre sig om at skifte mellem browservinduer hele tiden.

Pipedrive tilbyder et tilpasset pipelineværktøj, som brugere kan opsætte for at udløse automatiseringer i takt med, at kunden bevæger sig igennem deres cyklus. For eksempel kan brugerne indstille softwaren til automatisk at oprette en aftale, hver gang en ny kontakt bliver tilføjet. Pipedrive har også en mulighed for automatisk at sende personaliserede e-mails til leads, so kommunikationen forbliver venlig og imødekommende.

Funktioner:

• Styring af opkaldslister
• Lead-styring
• CRM-kontrolpanel
• Tredjepartsintegrationer
• Rapportering og analyse

Nutshell

Billedkreditering

Nutshell er et alt-i-et CRM-system med fokus på e-mailmarketing. CRM-software opdaterer informationer automatisk, hver gang en salgsrepræsentant kommunikerer med et kundemne, eller når den potentielle kunde bevæger sig igennem salgspipelinen.

Funktioner til salgsautomatisering såsom fordeling af leads til sælgere baseret på kriterier, som brugerne selv indtaster. Brugerne kan angive trinvise mål i softwarens pipelineværktøj, hvilket giver sælgerne et klart billede af de handlinger, der skal til for at nå virksomhedens mål. Derudover lader Nutshells automatiserede pop-ups teams oprette tilbagevendende notifikationer, så de ikke behøver at huske hver eneste lille opgave selv.

Funktioner:

• E-mail-ticketing
• Generering af kundeemner
• Opgavestyring
• Skabelonstyring
• Mobil adgang

Der er nogle få ting at overveje, når du skal vælge et CRM-automatiseringsværktøj. Stil dig selv disse spørgsmål for at indsnævre den rigtige softwareløsning til din virksomhed.

• Har du gentagne, administrative opgaver, der tynger din virksomhed? Hvilke?
• Hvor stor er din virksomhed? Nogle platforme tilbyder automatiseringer specifikt til små eller større virksomheder, mens andre er fleksible og vokser sammen med din forretning.
• Hvilke automatiseringer vil være mest fordelagtige for din salgsproces og kundebase?
• Søger du en platform, der inkluderer både marketing- og salgsautomatiseringer?