Den ultimata guiden till CRM-automatisering: Bästa verktygen & granskningarna

CRM-programvara är ett måste om du planerar för tillväxt eller försöker öka produktiviteten. Och ett av de bästa sätten att använda CRM på för att öka försäljningen är att dra nytta av tidsbesparande automatiseringsverktyg.

I den här omfattande guiden kommer vi att svara på följande frågor om funktionerna och fördelarna med CRM-automatiseringar, diskutera nyckelfunktioner och ge en översikt över de sju bästa CRM-plattformarna på marknaden idag.

• Vad är CRM-automatisering?
• Hur kan du dra nytta av den?
• Vilka huvudfunktioner finns det hos CRM-automatiseringsverktyg?
• Vad är skillnaden mellan CRM och marknadsföringsautomatisering?
• De 7 bästa CRM-automatiseringsverktygen
• Hur du väljer rätt automatiserad CRM-programvara
• Vanliga frågor
• Redo att ge CRM en chans?

Kalkylblad och manuell datainmatning slösar inte bara tid. De stjäl tid. Varje timme som ägnas åt att utföra en repetitiv administrativ uppgift skulle bättre kunna användas till att prata med kunder, utforma nya säljtaktiker eller nätverka med kontakter. I stället upplever många företag att deras teams scheman är fulla med tråkiga – men nödvändiga – aktiviteter. Det är där CRM-automatiseringsverktyg kommer in i bilden.

CRM-automatisering är en process som automatiserar repetitiva uppgifter inom försäljning, marknadsföring och kundtjänst. Uppenbarligen täcker det in ett stort antal aktiviteter. Varje automatiseringsverktyg utför en annan uppgift, antingen vid schemalagda tider, efter att ha utlösts av en specifik åtgärd, eller genom användning av artificiell

intelligens. Du skapar helt enkelt kriterierna, anpassar inställningarna och sedan tar den automatiserade försäljningsprogramvaran hand om resten.

Hur gör företag för att komma igång med CRM-automatisering?

Det första steget att komma igång med automatiserad CRM-programvara är att göra research kring och investera i en plattform som har automatiseringsverktyg. De bästa CRM-plattformarna har enkla gränssnitt som är enkla att navigera, så ditt team kan använda dem utan krångel.

Om du vill komma igång, börja med dessa steg för att försäkra dig om att du vet vad du ska leta efter.

• Sätt upp ett tydligt mål för vad du vill att dina CRM-automatiseringar ska göra. Vill du kapa personalkostnader? Korta dina försäljningscykler? Prata med era avdelningschefer och samla in information om de aktiviteter som tar mest tid eller orsakar flest fel. Om du vill veta hur du kommer igång med att automatisera CRM-försäljning är det bästa stället att börja där du för tillfället underpresterar.

• Identifiera funktioner som kan hjälpa dig att lösa problem. När du har gjort en översyn av din verksamhet och identifierat var din process brister behöver du veta vilka funktioner som kommer att lösa dem. Undersök och jämför olika programvarualternativ och glöm inte att notera vilka program som kan integreras med de säljverktyg du redan använder.

• Gör anteckningar om vilka åtgärder du vidtar. Glöm inte att ta hänsyn till geografiska omständigheter. Om ditt företag har medarbetare som jobbar på distans eller har hybridmedarbetare kan det vara aktuellt med molnbaserade och mobila CRM-automatiseringsverktyg. Flexibiliteten som dessa plattformar innebär gör att ditt team kan använda sina verktyg även när de inte är på kontoret eller när de använder en mobil enhet.

• Testkör en plattform. När du har fått fram en lista med de bästa CRM-automatiseringsleverantörerna kommer du definitivt att vilja dra nytta av alla gratis provperioder som erbjuds. På så sätt kan ditt team innan köpet få en känsla för plattformens användbarhet.

Vem använder automatiserade CRM:er?

Alla företag med stort fokus på försäljning och kundtjänst kan dra nytta av automatiserade CRM:er. De används i branscher som sträcker sig från utbildning till tillverkning, detaljhandel till telekommunikation och mer. Och på grund av pandemin är virtuell försäljning populärare än någonsin, vilket innebär att många e-handelsföretag också är med på tåget.

Det finns ingen regel för hur stort eller litet ett företag måste vara för att använda CRM-automatiseringar. Faktum är att det finns många attraktiva alternativ för försäljningsprogramvaror för småföretag samt företagslösningar för större verksamheter. Den allmänna regeln verkar vara att om ditt företag förlitar sig på sunda, hållbara kundrelationer för att maximera vinsten kan du dra nytta av att använda automatiserade CRM:er.

Låt oss nu titta på några exempel.

CRM-automatiseringsexempel

• Exempel #1: uppföljande schemaläggningsmeddelande

  En potentiell kund samlar in offerter. Deras kontor flyttar och de måste uppskatta hur mycket flytten kommer att kosta dem. Efter att ha sett ditt företags webbplats ber chefen om ett möte för att få en offert från en av dina säljare. I samma ögonblick förfrågan går iväg skickar din automatiserade process ett e-postbrev till kontakten med en länk till en schemaläggningskalender. Inom två minuter efter förfrågan om mötet väljer chefen en ledig tidslucka med din medarbetare, och medarbetarens kalender uppdateras automatiskt.

• Exempel #2: mötespåminnaren

  Dina säljare har ett extremt hektiskt kvartal och många av deras scheman är fulla med möten och andra uppgifter. Du anpassar dina automatiseringar så att aviseringar skickas ut med bestämda intervaller. På så sätt kan du säkerställa att dina säljare har tillräckligt med tid att förbereda sig för sina möten. Med hjälp av schemaläggning och sms-integrationer kommer dessutom dessa meddelanden skickas så att dina säljare kommer att se dem varje gång.

• Exempel #3: e-postmallar & specialanpassning

  Din senaste e-postmarknadsföringssekvens är redo att skickas ut till en grupp potentiella kunder. I stället för att dina säljare manuellt anger personlig information som namn och titlar i varje enskilt e-postmeddelande, kan inbäddade kopplingsinstruktioner i dina e-postmallar automatiskt utföra dessa uppgifter. Varje e-postmeddelande har en skräddarsydd, personlig känsla - utan att du behöver anstränga dig nämnvärt.

Den mest uppenbara fördelen med automatisering är att den sparar tid. Genom att få bort de repetitiva, vardagliga uppgifterna förknippade med försäljning, kan du enklare flytta fler leads genom försäljningscykeln och därigenom avsluta fler affärer. Men exakt hur bidrar CRM-automatisering till mer försäljning?

• Ökade kvalificeringsfrekvenser för leads. Den bästa CRM-programvaran gör det svårt för bra leads att falla mellan stolarna. Automatiserad lead för att ta hand om potentiella kunder och anpassade fält gör det lättare att samla in och korrekt analysera kvalificerad information från potentiella kunder.

• Ökad leadkonverterteringsgrad. Med automatiserade funktioner som lead-tilldelning kan de mest lovande leads kombineras med de bästa säljarna, vilket gör det mer sannolikt att de kommer att konverteras till kunder. Automatisering av enkla uppgifter som uppföljande e-postmeddelanden och schemaläggning gör det dessutom lättare för ditt team att svara snabbt när en lead visar intresse.

• Ökad kundnöjdhet. Kunder idag förväntar sig att deras behov tillgodoses snabbt. CRM-automatiseringar hjälper sälj- och CS-team att leverera snabb och effektiv service till potentiella leads och kunder, vilket gör att dina kunder kommer att fortsätta välja dig i stället för konkurrenterna. Med automatiseringsverktyg som AI-chattbotar kan du dessutom utöka din serviceräckvidd för att erbjuda assistans till fler kunder, även utan ett antal CS-representanter.

• Kontakthantering & datainmatning: CRM-automatiseringsverktyg gör att du snabbt kan samla in, lagra och få åtkomst till kontaktuppgifter. När kontaktuppgifter ändras uppdaterar CRM-automatiseringsverktygen automatiskt din kontaktdatabas så att representanter inte behöver mata in ny information manuellt.

• Personliga meddelanden & flerkanalsmeddelanden: De bästa CRM-plattformarna ger din programvara möjlighet att skicka personliga e-postmeddelanden eller personligt innehåll automatiskt. Dessa e-postmeddelanden och meddelanden kan utlösas när leads vidtar en åtgärd som att ange sin e-postadress i ett formulär på din webbplats. Sedan infogar systemet personliga uppgifter som angetts tillsammans med e-postadressen i meddelandet och skickar automatiskt ut dem så att leaden kan ta nästa steg i försäljningsprocessen.

• AI-chattbotar: Mänsklig kommunikation är viktigt när det handlar om försäljning. Men som ett komplement till detta tar AI-chattbotar verkligen CS till nästa nivå. AI inom försäljning tar ständigt steg framåt vad gäller funktionaliteten. I dag kan de samtala på ett naturligt sätt med kunder samtidigt som de svarar på frågor, guidar till användbara resurser och sömlöst dirigerar kunderna vidare till kvalificerade säljare. Chattbotar gör också att kunderna kan få support på tidpunkter de väljer själva, även efter kontorstid när dina säljare kopplar av hemma.

• Logga och övervaka kundinteraktioner: CRM-plattformar loggar automatiskt varje kundinteraktion i kontaktdatabasen. På så sätt behöver inte säljare förlita sig på datainmatning eller minnet för att veta exakt när de senast pratade med en kund. När en ny representant hämtar en kundfil har de dessutom all den information de behöver för att förstå hur de ska gå vidare.

• Automatisering av försäljningsprocesser: De flesta CRM-plattformar erbjuder ett visuellt pipeline-verktyg som kan dras och släppas och som gör att säljare kan se exakt var varje kund befinner sig på sin kundresa. Detta anpassningsbara verktyg beskriver de åtgärder som krävs i lättbegripliga steg, vilket gör att din noggrant utformade försäljningsprocess kan nå sin fulla potential.

CRM-automatisering är vanligtvis mer inriktat på försäljning och CS-funktioner. Det beror på att försäljnings- och CS-ansvar ofta innebär att interagera och bygga relationer med potentiella och befintliga kunder.

Marknadsförare, å andra sidan, har vanligtvis inte direktkontakt med kundbasen. Verktyg för marknadsföringsautomatisering hanterar därför aktiviteter som syftar till att skapa uppmärksamhet för produkten, där kundkontakten är minimal eller obefintlig. I det ögonblick som engagemanget uppstår och relationen föds skickas leadet vidare till säljteamet, där CRM-automatiseringsverktygen hjälper dem att ta över och avsluta affären snabbt.

Vi har redan utforskat flera olika CRM-automatiseringsverktyg. Låt oss nu titta närmare på funktionerna hos automatiseringsverktyg för marknadsföring och försäljning.

CRM-automatisering av marknadsföring

Marknadsföringsautomatisering är utformad för att göra det enklare för marknadsföringsteam att skapa och distribuera innehåll till potentiella kunder. De är avsedda för att generera potentiella kunder av högsta kvalitet, vilket gör det lättare för säljteamet att avsluta affärer.

Nyckelfunktionerna i de flesta marknadsföringsautomatiseringsprogram inkluderar:

1. Leadhantering: Verktyg för marknadsföringsautomatisering kan användas till att samla in kontaktinformation och bedöma och tilldela leads till säljare. De sparar timmar och dagar jämfört med om dessa uppgifter skulle utföras i ett kalkylblad.

2. E-postkampanjhantering: Du har möjlighet att skapa personliga e-postmallar och skicka kommunikation i samma sekund som en lead väljer att ta emot kommunikation från ditt företag. Det gör att du kan engagera dig med heta leads även när du är upptagen med annat. Du kan också automatiskt skicka låst innehåll så fort en lead visar intresse.

3. Hantering av kampanjer på sociala medier: Verktyg för hantering av kampanjer på sociala medier gör att du kan posta marknadsföringsmaterial i olika kanaler, spåra interaktioner på sociala medier och analysera kundbeteenden och -preferenser.

4. Rapporter & statistik: Generera och distribuera rapporter om huruvida leads öppnar e-postkommunikation, spåra engagemang med inlägg på sociala medier och analysera kundbeteenden för att bättre förstå kundbasen och skapa ännu mer riktade kampanjer i framtiden.

CRM-försäljningsautomatisering

Verktyg för automatisering av försäljning är skapade för att säljare snabbt och effektivt ska kunna flytta leads genom försäljningsprocessen. Försäljningsprocessen sker mellan två individer – den potentiella kunden och säljaren. Verktygen för automatisering av försäljning hjälper säljare med uppgifter som är direkt kopplade till att utföra en enkel, felfri och lyhörd säljprocess. De omfattar:

1. Schemaläggningsverktyg: Schemaläggningsmöten med potentiella kunder kan leda till en aldrig sinande ström av e-post fram och tillbaka. Automatiska schemaläggningsverktyg gör att leads enkelt kan välja tillgängliga tidsluckor utan att behöva växla otaliga e-postbrev.

2. Verktyg för flerkanalskommunikation: Säljare måste kunna nå sin kundbas var de än är, inklusive på sociala webbplatser och meddelandeappar. De omfattar även programvara för automatisering av utgående callcenterfunktioner,

3. Prissättnings- och offertverktyg: Säljare behöver verktygen för att snabbt generera priser och offerter för heta leads. CRM-försäljningsautomatiseringsverktyg gör att medarbetare snabbt kan hantera uppgifter som offertinställningar, konfiguration, förhandling och kontraktering.

4. Pipeline-hantering: Spåra handlingsplaner och övervaka leadsframsteg och få mer kontroll över varje kundkontaktyta när de rör sig genom försäljningsprocessen. Dessa CRM-försäljningsautomatiseringsverktyg gör att medarbetare får en visuell vy av processen. På så sätt vet de alltid vad nästa steg är.

Zendesk Sell

Bildens upphovsperson

Zendesk försäljningsautomatiseringsplattform har utformats speciellt för att få en smidig kundrelationshantering. Programvaran samlar automatiskt in all kunddatamanuellt, vilket gör att dina säljare inte behöver ange namn, e-postadress och annan information manuellt. Med mobil CRM och molnteknik möjliggör Zendesk Sell maximal flexibilitet. Det ger säljare möjlighet att automatisera sina uppgifter även när de inte är på kontoret.

Zendesk har ett robust urval av försäljningsautomatiseringar och ett stort urval av integrationer, även med marknadsföringsverktyg.

Funktioner:

• CRM-kontrollpanel
• Programvara för dörrförsäljning
• Försäljningsspårning
• Kontakthantering
• Leadhantering
• Livechatt
• Rapporter/analyser

Quickbase

Bildens upphovsperson

Quickbase tillhandahåller CRM-programvara som är anpassad efter ditt företags specifika behov. En central kontrollpanel innehåller ett urval av färdiga applikationer, och gör det även möjligt för användare skapa sina egna. Med Quickbase kan användare skapa regelbundna schemalagda automatiseringar, och även automatiseringar som utlöses av en förändringar eller uppdateringar av data.

Quickbase innehåller också CRM-försäljningsautomatiseringar för interna samarbeten mellan avdelningar. Det har dessutom verktyg för att automatiskt sporra säljare när det är dags att följa upp en kund, om de skulle glömma. Användare uppskattar också Quickbases anpassningsbara pipeline-verktyg och arbetsflödesautomatiseringar, som gör det enkelt för säljare att se vilket steg de ska ta härnäst med varje enskild kund.

Funktioner:

• Klientportal
• Skapande av formulär
• Arbetsflödeshantering
• Kontaktdatabas
• Schemaläggning

Zoho CRM

Bildens upphovsperson

Zoho CRM:s heltäckande lösning för kundrelationshantering ger både CRM och marknadsföringsautomatiseringar. Programvaran marknadsförs till företag av alla storlekar och erbjuder olika planer för småföretag och större företag.

När det gäller marknadsföringen genererar programvaran automatiska leads när de interagerar med företagets material. Därefter bedömer programvaran leads och tilldelar dem till rätt säljare. Den tillhandahåller också automatiserade e-postmeddelanden och en AI-chattbot. Dessutom spårar och loggar Zoho varje interaktion säljare har med kunder, så ditt företag kommer alltid att ha en korrekt och fullständig uppsättning av konversationer.

Funktioner:

• Leadinsamling
• Kalenderhantering
• Livechatt
• Pipelinehantering
• Spårning av relationer

NetSuite CRM

Bildens upphovsperson

NetSuites CRM-programvara tillhandahåller en central plats för användarna där de kan få tillgång till all information om kunder, leads och leverantörer. Plattformen ger automatiska aviseringen när det finns möjlighet till merförsäljning eller förnyelse hos en befintlig kund.

Dessutom erbjuder NetSuite automatiseringslösningar för riktade marknadsföringskampanjer. Genom att samla in demografiska data kan programvaran hitta potentiella leads och automatiskt skicka personligt kampanjmaterial till dem. Den ger också en centraliserad plats där du kan spåra all data relaterad till kampanjer, som vem som öppnade e-postmeddelanden och vad potentiella kunder svarade mest på.

Funktioner:

• Samarbetsverktyg
• Hantering av kommunikation
• Kontaktdatabas
• Automatiserad e-posthantering
• Aviseringar och meddelanden

HubSpot

Bildens upphovsperson

HubSpot är ett CRM-verktyg som består av fem ”nav” för olika affärsområden – marknadsföring, försäljning, service, innehållshantering och verksamhet. Försäljningsnavet erbjuder verktyg för försäljningsautomatisering som personliga uppföljande e-postmeddelanden efter möten samt schemaläggningsverktyg. Användare kan använda färdiga e-postmallar eller skapa och dela sina egna bland teammedlemmarna.

HubSpot gör att användare kan anpassa sina arbetsflöden. Den skickar notifikationer när en kontakt tar ett anmärkningsvärt steg, eller när det är dags att följa upp med någon. Plattformen uppmuntrar också användare att stoppa och redigera automatiseringar när som helst, för att interaktionerna ska fortsätta vara mänskliga.

Funktioner:

• Kundspårning
• E-postmarknadsföring
• Pipelinehantering
• Leadtilldelning
• Kalender/Påminnelsesystem

Pipedrive

Bildens upphovsperson

Pipedrive är ett CRM-system med fokus på insamling och hantering av leads. Programvaran har en mobilversion av sin CRM-kontrollpanel, samt integrationer med ett flertal populära affärsappar så att användare inte behöver ha besväret med att ständigt växla mellan enheter.

Pipeline har ett specialanpassat pipeline-verktyg som kan ge automatiska triggers när kunder rör sig genom sin livscykel. Användare kan till exempel ställa in programvaran så att den automatiskt skapar en affär varje gång en ny kontakt läggs till. I Pipeline finns också möjlighet att automatiskt skicka personliga e-postmeddelanden till leads, så att kommunikationen hålls på en vänlig och personlig nivå.

Funktioner:

• Hantering av samtalskö
• Leadhantering
• CRM-kontrollpanel
• Tredjepartsintegrationer
• Rapporter/analyser

Nutshell

Bildens upphovsperson

Nutshell är ett heltäckande CRM-system med fokus på e-postmarknadsföring. CRM-programvaran uppdaterar information automatiskt varje gång en säljare kommunicerar med en lead, eller en lead rör sig längs försäljningspipeline.

Försäljningsautomatiseringsfunktioner, som tilldelning av leads, gör att leads kan kopplas samman med säljare utifrån kriterier som användarna själva anger. Användare sätter upp steg-för-steg-mål inom programvarans pipeline-verktyg, vilket ger representanter en tydlig bild av vilka åtgärder de behöver vidta för att nå företagets mål. Dessutom gör Nutshells automatiserade popup-fönster att team kan ställa in återkommande aviseringar så att de inte behöver komma ihåg varje liten uppgift själva.

Funktioner:

• E-postmarknadsföring
• Leadgenerering
• Uppgiftshantering
• Mallhantering
• Mobilåtkomst

Det finns några saker att tänka på när du väljer CRM-försäljningsautomatiseringsverktyg. Ställ dig själv dessa frågor för att få en bättre chans att välja rätt programvara för ditt företag.

• Är repetitiva administrativa uppgifter en belastning på ditt företag? Om så är fallet, vilka?
• Hur stort är företaget? Vissa plattformar erbjuder automatiseringar specifikt för små eller stora företag, medan andra är flexibla och kan växa med dig.
• Vilka automatiseringar skulle vara mest fördelaktiga för din försäljningsprocess och din kundbas?
• Letar du efter en plattform som omfattar både marknadsföring och försäljningsautomatiseringar?