Bedre projektstyring betyder også bedre kundeservice

Integrér Zendesk med Asana, og få en løsning, der sætter fart på dine medarbejderes arbejdsgange. De to digitale værktøjer supplerer hinanden på bedste vis og kan både eliminere dobbeltarbejde, forbedre samarbejdet på tværs af funktioner og øge kundetilfredsheden.

Uanset størrelsen på din forretning har du behov for projektstyring og organisering. Er du ene om at løse mindre opgaver af kortere varighed, kan du muligvis klare dig med en helt almindelig kalender, en god portion selvdisciplin og evnen til at strukturere din tid hensigtsmæssigt. Men har du ansatte eller partnere, er det næsten ikke til at komme uden om et digitalt projektstyringsværktøj, der bl.a. kan hjælpe med at skabe overblik over ressourcer og nuværende samt kommende opgaver.

Og den slags værktøjer findes der heldigvis mange af. Både til små og store virksomheder – og i alle prisklasser. En del af dem er ligefrem gratis op til et vist antal brugere.

Et af de mest populære projektstyringsværktøjer, Asana, har den store fordel, at det kan integreres med Zendesk og på den måde skabe en kombiløsning, der øger både produktiviteten og overblikket på tværs af din virksomhed.

Et opgør med tidsrøvere og ineffektivitet

Den amerikanske tech-virksomhed, Asana, har hovedkvarter i San Francisco, Californien, og tusindvis af brugere på verdensplan, herunder også store globale virksomheder (bl.a. Sophos, Zoom, Air France KLM og Sony Music). Platformen er et softwaresystem til styring af projekter og arbejdsprocesser i organisationer og virksomheder, og den er anvendelig for både helt små soloiværksættere og komplekse, globale koncerner.

Asanas grundlæggere, Dustin Moskovitz og Justin Rosenstein, mødtes hos Facebook, hvor de begge havde høje stillinger inden for softwareudvikling. Og i takt med at Facebook voksede, blev de mere og mere opmærksomme på – og frustrerede over – hvor stor en del af arbejdsdagen, der var fyldt med opgaver fjernt fra det arbejde, de faktisk var uddannede til og passionerede omkring. ”Work about work” kaldte de det. Altså alle de daglige opgaver, der centrerede sig om mødeaktivitet, besvarelse af e-mails og informationssøgning i stedet for vigtigt udviklingsarbejde og værdifuld innovation.

Derfor satte de sig for at bygge en platform med værktøjer, der kunne hjælpe virksomheder med at organisere og koordinere opgaver og på den måde øge effektiviteten. Og trivslen. Og i 2008 forlod de begge Facebook for at koncentrere sig om opstarten af deres fælles projekt, Asana.

Siden har Asana udviklet sig til et samarbejds-, arbejdsgangs- og projektstyringsværktøj med en let tilgængelig brugergrænseflade, fleksible tilpasningsmuligheder og langt over 100 integrationsmuligheder med andre softwareapplikationer. Og – ikke uvæsentligt – lave omkostninger; Asanas ”Basic” abonnement er gratis for op til 15 brugere.

En plus en er tre

Med Asana får du altså et projektstyringsværktøj, der gør det lettere og hurtigere at oprette projekter, kommunikere internt, fordele opgaver og bevare det store overblik over status, teams og deadlines.

Og med Zendesk får du kundeservicesoftware, der både øger dine medarbejderes produktivitet og sikrer gode kundeoplevelser og -relationer, blandt andet fordi en række processer og arbejdsgange bliver automatiserede og frigiver vigtig tid til den egentlige supportopgave. Med vores integrerede ticket-system er det nemt at tilbyde den rigtige hjælp, når kunder henvender sig på fx mail, chat eller telefon, fordi alle henvendelser automatisk bliver omdannet til en supportanmodning og tildelt en supportmedarbejder.

Her er altså tale om to stærke værktøjer, der hver især hjælper teams med at løse deres opgaver smidigt og effektivt, og hvis du går skridtet videre og integrerer dem, får du et komplet setup, der hjælper dine medarbejdere med at spare endnu mere tid og letter deres arbejdsgange betragteligt.

De to værktøjer supplerer nemlig hinanden og eliminerer en række tidsrøvende opgaver på tværs af funktioner. Fx kan dine kundeservicemedarbejdere nemt få adgang til Asana-opgaver og tildele deadlines og opgavebeskrivelser uden at forlade Zendesk. På samme måde kan dine projektledere, som arbejder i Asana, automatisk se oplysninger om supportanmodninger i Zendesk, følge deres status og opdateringer samt reagere og eskalere, hvis det er nødvendigt.

Den gensidige integration af Zendesk og Asana giver altså en række fordele for dine medarbejdere, som kan:

• oprette Asana-opgaver i Zendesk for at eskalere supportanmodninger, der kræver hurtig respons
• koble eksisterende Asana-opgaver sammen med supportanmodninger i Zendesk, der kræver særlig
  opmærksomhed eller eskalering
• tilføje vedhæftede filer, når de opretter Asana-opgaver og dermed øge vidensdelingen og etablere kontekst
• se status på opgaver i Asana, og hvem de er tildelt – uden at forlade Zendesk
• se supportanmodninger, deres titler, numre og tildelte medarbejdere – uden at forlade Asana.

Der er ingen grund til at bruge tid på at copy-paste oplysninger fra ét system til et andet, for alle relevante informationer er sammenkørt helt automatisk og derfor tilgængelige for alle relevante parter. Det betyder også, at alle teams på tværs af virksomheden kan justere og prioritere arbejdsgange, processer og ressourcer på baggrund af et meget bedre overblik.