บทความ

การสร้างและการจัดการทีมสนับสนุนแบบเสมือน

Published March 11, 2020
Last updated August 14, 2020

ทีมเสมือนนั้นมอบความท้าทายและโอกาสที่แตกต่างไปจากทีมที่อยู่ในพื้นที่ ความไว้วางใจอันเต็มเปี่ยมและการสื่อสารที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นยิ่งยวดระหว่างผู้จัดการและพนักงานที่ไม่ได้พบหน้ากันจริงๆ อย่างสม่ำเสมอ และแม้ว่ามันอาจจะฟังดูเหนื่อยหน่ายจำเจ การจ้างคนที่ใช่ซึ่งหมายถึงพนักงานที่ไว้วางใจได้และเป็นนักสื่อสารที่เก่งคือก้าวแรกที่ควรกระทำ

พนักงานเสมือนที่ดีสุดจะมีชุดทักษะเฉพาะตัวที่ไม่ทำให้เขาหายตัวไปอย่างไร้ร่องรอยในอากาศธาตุ และความพอเพียงในตนเองของเขาช่วยให้ผู้จัดการสามารถโฟกัสกับการสร้างสภาพแวดล้อมซึ่งทีมสเมือนของพวกเขาจะไม่เพียงแค่ทำงานได้ แต่เติบโต "เสมือน" ในที่นี้มักหมายถึงการทำงานจากที่บ้าน แม้คำนี้อาจยังหมายถึงทีมที่ "กระจายกันทำงาน" ได้ด้วย จึงหมายถึงทีมที่สมาชิกนั้นกระจายตัวกันทำงานจากพื้นที่สำนักงานหลายแห่ง ไม่ว่าจะความหมายใด การบริหารจัดการจากระยะไกลคือทักษะที่สามารถเรียนรู้ได้หรือขัดเกลาให้เชี่ยวชาญขึ้นได้โดยพิจารณาว่าสิ่งใดจะช่วยสร้างพนักงานเสมือนผู้ประสบความสำเร็จ การเรียนรู้วิธีที่จะบ่มเพาะการสื่อสารและการมีส่วนร่วมที่ดี และการรวบรวมเครื่องมือต่างๆ ที่ส่งสริมความมีประสิทธิผลและความโปร่งใส

สารบัญ:

อะไรคือทีมงานเสมือน

"เสมือน" ในที่นี้มักหมายถึงการทำงานจากที่บ้าน แม้คำนี้อาจยังหมายถึงทีมที่ "กระจายกันทำงาน" ได้ด้วย จึงหมายถึงทีมที่สมาชิกนั้นกระจายตัวกันทำงานจากหลายๆ พื้นที่

แล้วการมีทีมแบบเสมือนนี้มีประโยชน์อะไรบ้าง

ทีมเสมือนมีข้อดีที่ดีมากจริงๆ ไม่ว่าคุณจะสร้างทีมขึ้นมาใหม่หมด หรือรับทีมที่กระจายตัวอยู่แล้วมาดูแล หรือกำลังขยับจากทีมรูปแบบดั้งเดิมในสำนักงานไปสู่โลกดิจิตัล

  • การสนับสนุนที่ครอบคลุมทั่วถึงและทันการณ์สำหรับลูกค้า
  • หากจะยกทีมสนับสนุนที่ให้บริการแบบ 24/7/365 Tier 1 เป็นตัวอย่าง จะเป็นเรื่องที่ดีมากๆ เมื่อเราสามารถมีคนทำงานอยู่ในโซนเวลาที่เราจำเป็นต้องมีคนดูแลอยู่ตลอด แน่นอน ตัวผู้จัดการเองอาจจำเป็นต้องจัดกำหนดการในช่วงดึกหรือเช้ามากเพื่อพูดคุยกับพนักงานทางไกลทั่วโลก แต่ทั้งทีมจะมีความอ่อนล้าโดยรวมน้อยลงและสามารถปฏิบัติงานที่ประสิทธิภาพสูงสุดเมื่อต้องปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าได้

  • เพิ่มความยืดหยุ่นและคุณภาพชีวิต
  • ความยืดหยุ่นนั้นเป็นประโยชน์ทั้งสองฝ่าย การให้พนักงานมีความยืดหยุ่นในการจัดการหรือกำหนดชั่วโมงทำงานของเขาเองหรือเลือกทำหลังชั่วโมงทำการ นั่นยังหมายถึงคุณสามารถครอบคลุมหลายช่วงเวลายิ่งขึ้น การถอดปัจจัยการเดินทางออกอาจสามารถคืนเวลาในแต่ละวันกลับไปให้พนักงานเพื่อที่พวกเขาจะใช้มันกับชีวิตส่วนตัวและครอบครัวได้ ไม่ว่าจะเป็นการไปรับลูกจากโรงเรยน การรับประทานมื้อเย็นอย่างพร้อมหน้า หรือไปออกกำลังที่ยิม หลายๆ คนยินดีกับการทำงานนอกชั่วโมงเพื่อแลกกับความยืดหยุ่น

แล้วการมีทีมแบบเสมือนนี้มีความท้าทายอะไรบ้าง


เช่นทุกสิ่งที่เผยให้เห็นโอกาส การทำทีมเสมือนย่อมมีความท้าทาย

  • คนเราย่อมเหงาเป็น
  • คนทำงานบางคนทำได้ดีเมื่ออยู่ห่างไกล คนอื่นอาจชอบคลุกคลีกันในสำนักงาน และทุกคนย่อมเหงาได้ในบางเวลา ความสนิทสนมและการเป็นส่วนหนึ่งของชุมชนคือองค์ประกอบหลักของทีมที่ดีทุกทีม ผู้จัดการสามารถตั้งกำหนดการประชุมทีมเพิ่มเติมผ่านการประชุมทางวิดีโอและส่งเสริมให้ทีมพูดคุยกันและ "มารวมตัวกัน" ในเครื่อมือสำหรับการทำงานร่วมกัน การติดต่อระหว่างมนุษย์เป็นส่วนหนึ่งของระบบนิเวศน์ของคุณ ในเวลาเดียวกัน…

  • คนเราย่อมเสียสมาธิและลำบากในการบริหารเวลา
  • แน่นอน สิ่งนี้เกิดขึ้นในสำนักงานด้วย ซึ่งเป็นเหตุผลหนึ่งที่บางคนชอบที่จะทำงานทางไกลมากกว่า แต่จานชาม เครื่องเล่นเกม และงานซักเสื้อผ้านั้นถือเป็นความท้าทายที่เหนือระดับขึ้นไปอีกทีเดียว มีการถกเถียงใน Twitter มานานพอสมควรว่าคนทำงานทางไกลนอกออฟฟิศควรแต่งตัวเหมือนมาทำงานในสำนักงานหรือเปิดรับการทำงานในสภาพชุดนอนดี แต่สิ่งเหล่านี้เป็นทางเลือกส่วนบุคคล กุญแจสำคัญคือการแยกให้ออกระหว่างงานที่ทำงาน งานบ้าน และงานสังคม และทำการสื่อสารเน้นย้ำให้ชัดเจนในหมู่พนักงาน

  • การสื่ออาจกลายเป็นเรื่องท้าทายยิ่งขึ้นด้วย
  • ความเป็นนักเลงคีย์บอร์ดที่เราซุกซ่อนไว้ภายในเผยตัวเมื่อเราอยู่คนเดียวมากเกินไป กฎเหล็กสำหรับผู้จัดการและคนอื่นๆ คือ คิดไว้ก่อนว่าเขาหวังดีกับเรา คิดไว้ก่อนว่าเพื่อนร่วมงานกำลังทำเต็มที่แล้ว เหมือนกับที่คุณทำ หยิบโทรศัพท์หรือประชุมทางวิดีโอหากอีเมลหรือ Slack เริ่มจะไม่สื่อ ส่งเสริมให้พนักงานขอคำปรึกษาหรือแม้เพียงแค่อยากระบาย จัดให้ทีมมีเอาใจใส่เรื่องการไถ่ถามทุกข์สุขกันให้บ่อยขึ้นเพื่อคงความใกล้ชิดและไม่มีใครรู้สึกถูกทิ้งอยู่นอกวง แม้พนักงานอาจรู้สึกเดียวดายไปบ้าง ความเป็นจริงของทีมงานเสมือนก็คือ ทุกคนล้วนประสบชะตากรรมเดียวกันทั้งหมดทั้งสิ้น

ความไว้วางใจอันเต็มเปี่ยมและการสื่อสารที่ดีเป็นสิ่งจำเป็นยิ่งยวดระหว่างผู้จัดการและพนักงานที่ไม่ได้พบหน้ากันจริงๆ อย่างสม่ำเสมอ สนับสนุนให้สื่อสาร มีส่วนร่วม และมีความพอเพียง การบ่มเพาะอุปนิสัยเหล่านี้จะช่วยผู้จัดการให้โฟกัสเพียงเรื่องการสร้างสภาพแวดล้อมซึ่งทีมจะไม่เพียงแค่ทำงานได้ แต่เติบโต

การว่าจ้างและฝึกอบรมทีมสนับสนุนเสมือน


การจัดตั้งทีมสนับสนุนเสมือนเริ่มต้นด้วยการว่าจ้างและสร้างความคุ้นเคย ข่าวดีก็คือบ่อยครั้งที่ฝ่ายสนับสนุนมักมีความเหมาะสมกับงานทางไกลเนื่องจากหลายๆ เครื่องมือนั้นอยู่บนคลาวด์และเครื่องมือที่จำเป็นอาจมีเพียงแค่แล็ปท็อปและชุดหูฟัง บ่อยครั้งที่เจ้าหน้าที่ทำการประสานงานกันภายในเครื่องมือต่างๆ และต้องการแค่ช่วงเวลาทำงานที่มีสมาธิ เพียงจำไว้ว่าหากคุณกำลังเปลี่ยนผ่านจากการทำงานในสำนักงานสู่โมเดลทำงานทางไกล เจ้าหน้าที่ของคุณอาจจำเป็นต้องรับการฝึกอบรมเพิ่มเติมเพื่อให้พวกเขาคุ้นเคยกับกระบวนการ เครื่องมือ และแนวทางปฏิบัติของทีมงานทางไกลได้เร็วยิ่งขึ้น รายละเอียดเพิ่มเติมที่ด้านล่าง

สิ่งที่ต้องมีในการจ้างงาน

แม้ว่าอาจเป็นเรื่องเหนื่อยหน่ายแค่ต้องจินตนาการภาพการขยายฐานข้อมูลผู้สมัครให้ครอบคลุมถึงทุกๆ บุคคล แต่วิธีปฏิบัติในการจ้างงานยังคงเหมือนเดิม ผู้สมัครที่ดีที่สุดน่าจะยังผ่านการสรรหามาจากการใช้เครือข่ายและฝ่ายจัดหางาน และรับผ่านหลายขั้นตอนของการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ สัมภาษณ์เสมือนจริง และการนัดพบตัวบุคคล (หากสถานการณ์เอื้ออำนวย)

เมื่อทำการประเมินผู้สมัครสำหรับตำแหน่งสนับสนุน ควรพิจารณาคุณสมบัติดังต่อไปนี้ซึ่งน่าจะช่วยให้บุคคลนั้นก้าวหน้าในสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลได้

  • ต้องเป็นผู้จัดการตนเองได้ดีเยี่ยม
  • ต้องเป็นนักสื่อสารที่ดีทั้งในรูปแบบการพูดและเขียน
  • ต้องขอความช่วยเหลือในเชิงรุกได้
  • ต้องมีความซื้อสัตย์
  • ต้องสามารถทำงานคนเดียวได้
  • ต้องสามารถแสดงผลงานภายใต้การบริหารงานรูปแบบสัมผัสน้อยแต่ยืดหยุ่นมาก
  • ต้องอยู่ได้ดีโดยปราศจากสภาพแวดล้อมที่ต้องเข้าสังคมเป็นประจำในที่ทำงาน

คุณสมบัติเหล่านี้มักไม่สามารถระบุชี้ชัดได้ง่าย ดังนั้นให้ใช้ประโยชน์จากการสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์และวิดีโอในกระบวนการว่าจ้างเพื่อทดสอบว่าผู้สมัครปฏิบัติอย่างไรในสภาพเสมือน ยกตัวอย่างเช่น หากมีกำหนดการที่ทับซ้อนกัน ผู้สมัครตอบสนองในเชิงรุกด้วยการพยายามหาช่วงเวลาอื่นที่ตนว่างหรือไม่ หรือหากพวกเขาไม่เข้าใจคำถาม พวกเขาพยายามขอข้อมูลเพิ่มเติมก่อนที่จะตอบคำถามหรือไม่? นี่เป็นสิ่งบ่งชี้ที่สามารถช่วยคุณระบุได้ว่าใครคนนั้นเหมาะสมที่จะทำงานทางไกลหรือไม่

เมื่อใดที่สงสัยอย่าคิดมากเกินไป บุคคลที่ริเริ่มสิ่งใหม่ได้เองสามารถจัดการเวลาและสร้างสมดุลระหว่างความจำเป็นเร่งด่วนต่างๆ ที่รุมเร้าจะเป็นพนักงานที่ดีได้ ไม่ว่าจะทำงานอยู่ในสำนักงานหรือที่ห่างไกล

ความสำคัญของการสร้างความคุ้นเคยและการฝึกอบรม


ไม่ว่าจะอยู่สถานที่ใด พนักงานทุกคนมีสิทธิ์ได้รับการสร้างความคุ้นเคยที่ครบถ้วนสมบูรณ์ ในการปูทางให้พนักงานทางไกลประสบความสำเร็จนั้น คุณจะต้องมอบทรัพยากรเดียวกันกับที่พนักงานในสำนักงานได้รับ รวมถึงการสนับสนุนเพิ่มเติมที่ทำให้เขารู้สึกว่าได้รับการยอมรับและมีค่า

ถ้าเป็นไปได้ คุณควรจะมีพื้นที่เก็บข้อมูลดิจิตอลที่บรรจุทรัพยากรการสร้างความคุ้นเคยที่เป็นเอกสารหรือวิดีโอซึ่งอาจมีสิ่งต่างๆ เหล่านี้

  • ภาพรวมวัฒนธรรมและกระบวนการของบริษัทในระดับสูง
  • แนะนำทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่างๆ ภายในบริษัท
  • คำอธิบายผลิตภัณฑ์/บริการที่นำเสนอและการวางตำแหน่ง
  • การฝึกอบรมเชิงลึกที่ตรงกับแผนกและบทบาทหน้าที่
  • เครื่องมือที่เป็นฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ (รวมถึงการฝึกอบรมที่เหมาะสมกับการใช้งาน)

การสร้างความคุ้นเคยให้กับพนักงานใหม่แบบพบปะกันจริงๆ อาจมีประโยชน์แต่อาจไม่ได้ผลทุกครั้งไป ในระหว่างการสร้างความคุ้นเคยและฝึกอบรมให้พนักงานในรูปแบบเสมือน สนับสนุนให้มีการใช้เครื่องมือที่อนุญาตให้แบ่งปันหน้าจอและสนับสนุนให้มีการประชุมทางวิดีโอเมื่อทำได้ การได้เห็นใบหน้ากันช่วยให้พัฒนาความเชื่อมโยงส่วนบุคคล ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญยิ่งในกรณีที่ไม่มีช่วงเวลาทักทายกัน "หน้าตู้น้ำดื่ม" ที่คุณเคยพบได้ในพื้นที่ทำงานจริง เช่นเดียวกันสำหรับพนักงานที่กำลังเปลี่ยนผ่านสู่สภาพแวดล้อมการทำงานทางไกล มอบการฝึกอบรมและเครื่องมือที่พวกเขาจำเป็นต้องใช้เพื่อให้รู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม หากเป็นไปได้ ให้นำฐานความรู้แบบรวมศูนย์มาใช้ซึ่งทุกคนจะสามารถเข้าถึงและเพิ่มเติมได้

ไม่ว่าบุคคลนั้นจะเป็นคนใหม่หรือใหม่ต่อการทำงานทางไกล เป็นไปได้ว่าพวกเขาน่าจะมีคำถามมากมาย การใช้นโยบาย "เปิดกว้าง" แบบเสมือนสามารถช่วยให้พวกเขารู้สึกสบายใจที่จะขอความช่วยเหลือ เน้นย้ำกับพนักงานของคุณว่าทุกๆ ควรรู้สึกถึงศักยภาพที่มีในการริเริ่มการส่งอีเมล โทรศัพท์ วิดีโอ หรือใช้แพลตฟอร์มการส่งข้อความของบริษัท (Slack, Microsoft Teams, ฯลฯ) หากพวกเขามีปัญหา การสื่อสารควรเกิดขึ้นแต่เนิ่น บ่อย และโดยไม่ต้องลังเล เพียงจำไว้คือแม้ว่าจะมีเครื่องมือและกลไกการสื่อสารให้ใช้งานมากมาย พนักงานควรทราบว่าควรใช้สิ่งใดในกรณีที่ต้องการสื่อสารเร่งด่วน

เคล็ดลับการบริหารจัดการทีมเสมือน

การคงความตระหนักถึงความรับผิดชอบตลอดสายงาน

พนักงานที่ทำงานจากที่บ้านต้องจัดการเวลาของตนเอง สร้างแรงจูงใจ มีระเบียบ และมีวินัยในตนเอง นี่อาจะเป็นเรื่องที่ต้องปรับตัวสำหรับบางคนที่ชินกับการทำตามตารางกำหนดการที่ต้องมีการปฏิสัมพันธ์กับผู้คนจริงๆ การสื่อสารแบบไม่พร้อมกันจะกลายเป็นวิธีการหลักที่ใช้ในการสื่อสารและนี่อาจทำให้ยากในการเปลี่ยนผ่านโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับผู้จัดการ กล่าวโดยง่ายคือนี่การไม่คาดหวังให้พนักงานของคุณตอบกลับในทันที โฟกัสที่ผลลัพธ์การทำงานในฐานะตัววัดประสิทธิภาพ

กลยุทธ์เจาะจงบางอย่างที่ใช้ได้

  • การกำหนดขอบเขตชัดเจนของจำนวนชั่วโมงทำงานโดยการตั้งความถี่การประชุมเช่น ประชุมเช้าประจำวัน หรือจุดตรวจสอบเมื่อหมดวัน
  • กำหนดผู้ที่จะรับผิดชอบการบำรุงรักษาเครื่องมือและนโยบายที่ต้องปฏิบัติหากมีข้อผิดพลาดล้มเหลวเกิดขึ้นในขณะที่ "เจ้าของ" เครื่องมือนั้นออฟไลน์
  • ตารางกำหนดการสนับสนุนที่คุณมีเป็นอย่างไร ด้วยทีมแบบเสมือน/กระจายตำแหน่ง คุณจำเป็นต้องมีกำหนดการพร้อมเรียกตัวหรือไม่

การเพิ่มประสิทธิภาพ

เป็นเรื่องง่ายที่จะสันนิษฐานว่าทีมเสมือนน่าจะสร้างผลิตภาพได้ลำบากโดยปราศจากผู้จัดการที่คอยยืนประกบอยู่ด้านหลัง แล้วพนักงานจะไม่วอกแวกไปเล่นอินเตอร์เน็ท วิดีโอเกม หรือแอบงีบนานๆ ในช่วงบ่ายหรือเปล่า ในขณะที่สมาชิกในทีมบางคนอาจพ่ายแพ้เสียสมาธิไปบ้าง แต่ส่วนใหญ่ต้องการอยู่กับงานที่ทำ และด้วยการคิดเตรียมการล่วงหน้าเช่นนี้ ผู้จัดการสามารถช่วยทีมเสมือนให้อยู่กับงานที่ทำได้

นำการประชุมสั้นประจำวันรูปแบบ Scrum-style มาใช้ นี่คือการโทรทางวิดีโอซึ่งพนักงานแต่ละคนจะระบุว่ากำลังทำงานชิ้นใดอยู่ ปัญหาที่พบ และอื่นๆ นอกจากจะทำให้ผู้จัดการรับรู้ว่าแต่ละคนทำงานใดอยู่ การประชุมเองจะช่วยสร้างความรู้สึกรับผิดชอบในหน้าที่ เพราะการประชุมในพรุ่งนี้เช้าจะครอบคลุมหัวข้อว่างานที่ทำอยู่วันนั้นสำเร็จเสร็จสิ้นหรือไม่ ในเวลาเดียวกัน ให้แน่ใจว่ามีการจัดการประชุมหนึ่งต่อหนึ่งไว้ด้วยเพื่อให้คุณสามารถคุยลึกในรายละเอียดว่าพนักงานแต่ละคนมีปัญหาส่วนตัวอะไรบ้าง ซึ่งยังเป็นโอกาสที่ดีในการคุยหัวข้อที่ละเอียดอ่อนและทำการฝึกสอน

กำหนดขอบเขต นี่เป็นสิ่งสำคัญ ทีมเสมือนมักประสบกับอีเมลและสารโทรเข้าหลังชั่วโมงทำงานที่พวกเขาควรจะได้พัก นี่เป็นเรื่องการสร้างสมดุลระหว่างชีวิต/งาน ซึ่งหากมองข้ามไปก็จะเกิดปัญหาเหนื่อยล้าและผลิตภาพลดลง ให้สังเกตด้วยว่าพนักงานทางไกลต้องเข้าประชุมกี่ครั้ง ซึ่งไม่ต่างจากพนักงานในสำนักงานการประชุมที่ไม่จำเป็นจะทำลายผลิตภาพให้ต่ำลง

อย่างไรก็ตาม เป็นเรื่องสำคัญที่พนักงานทางไกลได้เข้าใจว่าพวกเขามีความรับผิดชอบที่จะต้องมีส่วนร่วมเสมอและมีผลิตภาพ การที่ตนเองสามารถสร้างแรงจูงใจ มีระเบียบ และมีวินัยนัน้นมาจากภายใน และการปฏิบัติที่ดีจะช่วยให้พนักงานไม่วอกแวกไปสู่สิ่งอื่นได้ง่าย ซึ่งอาจรวมถึงการระบุเวลาที่ต้องพักไว้ชัดเจน การจัดให้พื้นที่ทำงานอยู่ห่างจากโทรทัศน์ หรือกระทั่งการแต่งกายให้เหมือนกับการออกไปทำงานในสำนักงานจริงๆ

หากไม่นานมานี้ทีมของคุณมีการเปลี่ยนผ่านจากงานในสถานที่สู่งานเสมือน อย่าเพิ่งตระหนกหากเครื่องมือการรายงานของคุณระบุว่าผลิตภาพตกลง นี่เป็นเรื่องธรรมดาที่ของการที่ทีมปรับตัวเข้าสู่สภาพแวดล้อมการทำงานใหม่ แต่ให้คอยจับตาดูการวิเคราะห์สถิติว่าผลิตภาพมีการกลับคืนสู่ระดับก่อนหน้านั้นหรือว่ายังตกต่ำลงต่อไป

ส่งเสริมการทำงานร่วมกัน

การทำงานร่วมกันพบเห็นได้ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีทุกแห่ง แต่ทำงานร่วมกันจากระยะทางไกลอาจเป็นเรื่องยาก มีโอกาสว่าสมาชิกในทีมเสมือนอาจไม่เคยรู้จักกันมาก่อน หรือแม้จะรู้จักก็ไม่ได้เป็นหลักประกันว่าการทำงานร่วมกันของพวกเขาจะราบรื่นและมีประสิทธิผล ข่าวดีก็คือ มีเครื่องมือและกระบวนการต่างๆ ที่ผู้จัดการสามารถนำมาใช้เพื่อก่อให้เกิดการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมที่ประสบความสำเร็จ

สำหรับผู้เริ่มต้น คุณอาจลองพิจารณาว่ารูปแบบการทำงานร่วมกันรูปแบบใดที่เหมาะที่สุดกับทีมของคุณ นี่คือบางคำถามที่จะช่วยคุณได้

  • จะใช้อีเมล โทรศัพท์ และ/หรือการประชุมทางวิดีโอในสัดส่วนใดจึงมีประสิทธิภาพสูงสุด
  • ทีมควรใช้เครื่องมือใดบ้าง พิจารณา Skype, GoToMeeting, Google Hangouts, และ Zoom
  • มีทรัพยากรด้านการทำงานร่วมกันอื่นใดอีกบ้าง หรือ มีแอพสำหรับสิ่งนี้ไหม ไม่แน่ว่าอาจใช้ช่องทาง Slack หรือกระดาน Trello ที่แบ่งปันกันเพื่อติดตามโครงการณ์ต่างๆ

เมื่อคุณเลือกเครื่องมือที่ใช่ให้ช่วยการทำงานร่วมกันของทีมแล้ว คุณคงอยากกำหนดว่าพนักงานแต่ละคนควรมีปฏิสัมพันธ์กับสมาชิกในทีมคนอื่นๆ บ่อยเพียงใด แล้วกำหนดการประชุมที่ต้องเกิดซ้ำ (เดตแบบเสมือน) เพื่อติตตามให้เกิดผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ใช้เวลาประชุมในการทักทายไถ่ถามกันและกันและทำงานร่วมกันในโครงการณ์นั้นๆ นี่อาจจะเป็นการปฏิสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง หรือกับสมาชิกหลายคนในทีม ขึ้นกับว่าแบบใดเหมาะสมกว่ากับเป้าหมายด้านการทำงานร่วมกันที่คุณมี

จำไว้ว่าพนักงานทางไกลเกือบทุกคนจะทำงานอยู่ในคนละโซนเวลา จัดกำหนดการประชุมที่สะดวกสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคนและอยู่ในชั่วโมงทำงานปกติของพวกเขา แน่นอนว่าไม่อาจเป็นไปได้ทุกครั้งโดยเฉพาะเมื่อทีมอยู่กันคนละฝั่งของโลก ในกรณีนั้น ขยับการประชุมที่ต้องเกิดซ้ำเพื่อให้ทุกคนเสียสละคนละเล็กน้อยแล้วจากนั้นจัดประชุมที่เวลา 6am หากจำเป็น เครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการวางแผนการประชุมในหลายโซนเวลาคือ World Clock Meeting Planner ที่ timeanddate.com

การเสริมสร้างการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม


สิ่งที่ดีที่สุดที่ผู้จัดการจะทำได้นอกเหนือจากการทำให้พนักงานการรู้สึกชื่นชม คือเสริมสร้างการสื่อสารที่ยอดเยี่ยม ผู้จัดการควรสื่อสารให้บ่อยครั้งและเป็นเชิงรุกเท่าที่ตนอยากให้ทีมทำ แสดงความพยายามที่จะติดต่อเชื่อมโยงให้มากเท่าที่จะทำได้ สนับสนุนการแบ่งปันสถานะโครงการณ์ที่ทำอยู่ ใช้การประชุมที่ต้องจัดซ้ำๆ เป็นจุดนัดพบ และบันทึกการประชุมตาความจำเป็นเพื่อการอ้างอิงในอนาคต

สำหรับผู้เริ่มต้น ผู้จัดการจะต้องปรับตัวให้ชินกับการพึ่งพาการสื่อสารด้วยรูปแบบการเขียนให้มากขึ้น นี่หมายความว่าเรามักจะไม่สามารถใช้โทนเสียงสูงต่ำ ความหนักเบา และอวัจนภาษา ในการสื่อสารความคิดของเรา ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะพยายามเข้าอกเข้าใจและคิดว่าทุกฝ่ายหวังดีเป็นหลักเพื่อหลีกเลี่ยงโอกาสการเข้าใจกันผิด

ตระหนักไว้ว่าสำหรับบางคนการทำงานทางไกลเปลี่ยนทุกสิ่ง เอาใจเขามาใส่ใจเราไว้ก่อน ผู้จัดการควรจะใช้คำถามที่ช่วยสร้างความเข้าอกเข้าใจเพื่อให้ทราบถึงรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกันไปของพนักงานแต่ละคน ถามเพื่อนร่วมงานของคุณว่าพวกเขามีความเป็นอยู่อย่างไร สบายดีไหม ทำงานชิ้นใดอยู่ และอื่นๆ อันที่จริงแล้วการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือการพยายามทำความเข้าใจเพื่อนร่วมงานของคุณในฐานะที่เขาเป็นมนุษย์คนหนึ่ง

พนักงานที่มีแรงจูงใจจะเติบใหญ่อย่างสร้างสรรค์ท่ามกลางความไม่แน่นอน


แรงจูงใจจะผลักดันให้เกิดการตัดสินใจมากมาย ซึ่งรวมถึงการสร้างแรงจูงใจให้พนักงานไม่เพียงแต่ยังคงแสดงฝีมืออย่างที่เคยทำมาต่อไป แต่ยังเติบใหญ่อย่างสร้างสรรค์ท่ามกลางความไม่แน่นอน ไม่ว่าจะเป็น ความไม่แน่นอนในโลก หรือแค่ความรู้สึกตัดขาดจากผู้มีอำนาจตัดสินใจ นี่คือแนวคิดบางอย่างที่คุณสามารถนำไปใช้ได้

  • ให้รางวัลกับเวลาที่ทุ่มเท
  • ในขณะที่พนักงานทางไกลอาจจะเก่งในเรื่องการจัดการปริมาณงานของตน แต่พวกเขายังต้องการเป็นที่ยอมรับบ้างเป็นครั้งคราวเมื่อพวกเขาอุทิศตนเหนือหน้าที่หรือทำยาวนานเกินชั่วโมงทำงานของตน

  • Surprise individuals who are doing a good job with a gift card delivered to their email inbox.
  • ส่งเสริมและสนับสนุนการเข้าร่วมกิจกรรมกิจกรรมฝึกอบรมแบบเสมือน การมอบโอกาสการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องใดๆ ที่สามารถส่งเสริมพวกเขาให้คิดหนทางใหม่เพื่อแก้ไขปัญหาอย่างแตกต่างผ่านการฝึกบุคคลจริงๆ ได้นั้น การฝึกอบรมแบบเสมือนย่อมสามารถทำได้เช่นกัน

  • โฟกัสที่ความสัมพันธ์
  • เมื่อคุณไม่มีตู้กดน้ำให้ยืนคุยกันอีกต่อไป คุณยังสามารถเสริมสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานของคุณได้ เพียงแค่คุณใส่ความตั้งใจเพิ่มลงไป จัดงาน Happy Hour แบบเสมือนระดับทีมหรือองค์กรอยู่เป็นประจำ นัดจิบกาแฟแบบเสมือนกับใครสักคน หรือสร้างโอกาสที่คล้ายกับการพูดคุยหน้าตู้กดน้ำ เพื่อการติดต่อเข้าสังคมกันบ้างกับในทีม

จัดลำดับความสำคัญความพึงพอใจในงาน

มนุษย์นั้นโดยธรรมชาติที่แท้คือสัตว์สังคม เราดึงดูดเข้าหากันและกัน ผลักดันโดยความอยากสื่อสาร ร่วมมือกัน เห็นอกเห็นใจกัน สำหรับคนทำงานทางไกลสิ่งพึงใจที่จำเป็นเหล่านี้อาจยากที่จะสนอง และอาจสร้างผลร้ายหายนะให้กับขวัญกำลังใจและความพึงพอใจในงาน แล้วผู้จัดการของทีมเสมือนจะสามารถเอาชนะอุปสรรคนี้ได้อย่างไร

ประการแรก คิดถึงการปฏิสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่ง ให้แน่ใจว่าได้เป็นฝ่ายติดต่อสมาชิกในทีมคุณบ่อยครั้ง วันละครั้งหากทำได้ เพื่อบอกพวกเขาว่าคุณมีเวลาให้ตลอด กระนั้นก็ตามอย่าให้มันเป็นเพียงเรื่องงาน หากทุกครั้งที่คุณติดต่อไปจะเป็นเรื่องสถานะของโครงการณ์ คุณกำลังพลาดโอกาสที่จะสร้างความเชื่อมต่อในระดับอารมณ์ไป จำไว้ว่านี่แตกต่างจากทีมในสถานที่ คุณไม่สามารถเดินไปแตะไหล่พวกเขาแล้วชวนไปรับประทานมื้อเที่ยงหรือจิบกาแฟกันได้ง่ายๆ

แต่นั้นก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถหาเวลาจิบกาแฟกับพนักงานเสมือนของคุณได้ ก็ด้วยเทคโนโลยีเดียวกันกับที่ทำให้งานทางไกลเป็นไปได้นั้นเองที่เชื่อมต่อรอยแยกทางกายภาพนั้นได้เช่นกัน ใช้ความคิดสร้างสรรค์ในการจัดการโทรทางวิดีโอเป็นประจำ และวิธีที่ดีที่สุดในการใช้ช่วงเวลานั้นต่อสู้กับความโดดเดี่ยวและบ่มเพาะความผูกพันที่สมาชิกในทีมมีให้กัน

ในทำนองเดียวกัน ใช้ประโยดชน์จากเครื่องมือการทำงานร่วมกันอย่าง Slack เพื่อส่งเสริมการติดต่อกัน ยกตัวอย่างเช่น เครื่องมือการทำงานร่วมกันสามารถสุ่มจับคู่พนักงานจากต่างทีมให้เกิดบทสนทนา ซึ่งสามารถช่วยให้พนักงานเสมือนของคุณรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของบริษัทได้มากยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตามต่อให้เทคโนโลยีทั้งหมดในโลกก็ไม่สามารถเอาชนะความท้าทายของการจัดการทีมเสมือนได้หมด การนำทุกคนมาพบกันจริงๆ เป็นครั้งคราวในหรือนอกสำนักงานเพื่อทำกิจกรรมการสร้างทีมยังคงเป็นสิ่งสำคัญ ลองพยายามจัดกำหนดการเซสชันวางแผนหรือทำงานรายไตรมาสที่มีกิจกรรมเข้าสังคมสนุกๆ บ้างไม่ว่าจะเป็นทริปไปสนาม ขว้างขวาน หรือไปเข้า ชั้นเรียนสอนปั้นหม้อดิน ในพื้นที่ท้องถิ่น โอกาสการเข้าสังคมและสร้างความผูกพันเหล่านี้จะช่วยทีมเสมือนของคุณให้มีความสุขและมีแรงจูใจอยู่ได้

ทำให้ทีมของคุณมีมาตรฐานระดับทอง

เช่นเดียวกับไดนามิคของทุกๆ ทีม ผู้จัดการและพนักงานที่ทำงานทางไกลจะต้องทำงานอย่างแข็งขันในการส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้าง รวมทั้งคำชมและฟีดแบ็คเพื่อการสร้างสรรค์และสร้างความเชื่อมั่น หากผู้จัดการสามารถให้ความสำคัญกับประสิทธิภาพและการส่งมอบ รวมถึงมองหาโอกาสในการฝึกสอนและเติมเต็มช่องว่างในการฝึกอบรม ทีมเสมือนจริงก็จะมีศักยภาพที่จะทำงานเหมือนเครื่องจักรที่ได้รับน้ำมันหล่อลื่นเป็นอย่างดี

อ่านเพิ่มเติมเนื้อหาที่คล้ายกัน

วิธีการเสริมศักยภาพและคงการมีส่วนร่วมของเจ้าหน้าที่
"เล่าเรื่องของคุณให้ฟังหน่อย”—การสื่อสารกับพนักงานทางไกล
วิธีทำให้พนักงานทางไกลไม่รู้สึกถูกลืมไปเมื่ออยู่ไกลสายตา
พนักงานทางไกลคือแรงกำลังแห่งอนาคต